marketing plan

Alles, was Sie wissen müssen, um den perfekten Event-Marketingplan zu erstellen

Wenn ein Ereignis eintritt und niemand davon erfährt, ist es dann wirklich passiert?

Vielleicht ist das nicht die philosophische Frage des Jahrzehnts, aber es ist eine gute Frage für Content-Marketer. Ich würde eine Vermutung anstellen, dass, wenn nicht sehr viele Leute von dem Ereignis hörten, es nicht wirklich passiert ist.

Warum eine Veranstaltung durchführen?

Die Planung und Durchführung einer Veranstaltung ist eine Menge Arbeit, und es mag nicht sinnvoll erscheinen. Sie haben genug mit Ihrem Blog, Ihren sozialen Medien und all den verschiedenen Content-Marketing-Bemühungen, die helfen, Ihr Publikum aufzubauen.

Events sind jedoch eine der wenigen Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrem Publikum tatsächlich persönlich werden. Das bewirkt zwei Dinge:

  • Ihr Publikum sieht Sie als Person. Events sind eine gute Möglichkeit für Sie, sich auf menschliche Weise mit Ihren Lesern zu verbinden.
  • Ihr Publikum lernt andere wie sie kennen. Events können fast eine Belohnung für ein großes Publikum sein, das eine Veranstaltung oder einen Ort bietet, an dem sie andere mit den gleichen Interessen wie sie treffen können.

Warum ist es wichtig, dass die Leute euch als…. Menschen sehen?

Konversation und Engagement online ist eine Sache, aber wie jeder Politiker weiß, muss man raus und die Menschen treffen. Die persönliche Begegnung mit Menschen erhöht die Loyalität zu Ihnen, Ihrer Botschaft und Ihrer Marke.

Es entfernt diese unsichtbare Ebene, die es Menschen irgendwie ermöglicht, Dinge online zu sagen und zu tun, die sie nie persönlich tun würden. Und, obwohl ich sicher bin, dass dein Publikum nicht aus Trollen besteht, erlaubt es ihnen immer noch, dich leichter zu entlassen, als wenn sie dich im wirklichen Leben kennen würden.

Wenn die Forschung wahr ist und 90% der Art und Weise, wie wir kommunizieren, durch nonverbale Kommunikation wie Gesten und Stimmqualität erfolgt, ist ein persönliches Meeting mächtiger als jeder Blogbeitrag, den Sie jemals schreiben werden.

So stärkt ein Event die Bindungen zwischen den Mitgliedern Ihres Publikums, und es stärkt ihre Loyalität zu Ihnen.

4 Elemente eines einfachen Event-Marketingplans

Wir machen eine Planungs-App, also werden wir Ihnen natürlich sagen, dass das erste, was Sie tun müssen, ist eine ernsthafte Planung. Aber das ist nicht nur ein Vorurteil – Sie müssen Ihr Marketing für Ihre Veranstaltung genauso planen wie für Veranstaltungsort, Referenten und Catering.

Stellen Sie sich Ihre Veranstaltung so vor, als wäre sie der Kern eines Apfels. All das Zeug, das es umgibt, ist ziemlich wichtig für die Person, die es konsumiert. Ein Apfel mit nur einem Kern ist ein Event ohne Marketingplan.

Beginnen Sie, indem Sie allgemeine Fragen stellen

Beginnen wir mit ein paar Fragen, die Sie und Ihr Team stellen können, um die Ideen in Ihrem ersten Planungsgespräch umzusetzen.

Sie sollten das Planungs- und Marketingteam anwesend haben. Bestellen Sie die Antworten, die Sie sammeln, basierend auf den wichtigsten oder wahrscheinlichsten:

  • Was ist die Geschichte hinter Ihrer Veranstaltung?
  • Was ist das Thema hinter Ihrer Veranstaltung?
  • Warum veranstalten Sie die Veranstaltung?
  • Wen hoffst du, der kommen wird?
  • Was glaubst du, wer wirklich kommen wird?
  • Was ist der Wert dieses Ereignisses für diejenigen, die kommen werden?
  • Ist diese Veranstaltung für uns wichtiger als für unser Publikum?
  • Was hoffen Sie, was die Leute mitnehmen werden, wenn die Veranstaltung vorbei ist?
  • Wird diese Veranstaltung das Leben Ihrer Teilnehmer verbessern?
  • Woher wissen Sie, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg ist? Was ist die Messung?
  • Welcher ist der erstaunlichste Erfolg, der von diesem Ereignis ausgehen konnte?
  • Welches Budget gibt es für jedes Team, mit dem man arbeiten kann?

Es gibt einen subtilen Faden, der durch diese Fragen führt: Planen Sie eine Veranstaltung, weil Sie sie brauchen, oder weil Ihr Publikum sie braucht? Letzteres ist die beste Wahl, aber beides könnte Realität sein.

Es reicht nicht aus, die Planung mit der Idee zu beginnen, “wir werden ein paar Redner und einen guten Brunch haben” und es gut nennen. Du musst mit einem breiten Verständnis für das Ziel der Veranstaltung beginnen.

Es ist schwierig, ein fantastisches Event-Marketing rund um die Auswahl der Früchte am Buffet zu kreieren.

Bestätigen Sie Details und legen Sie ein Budget fest.

Das Budget. Für die meisten von uns ist es nie eine sexy Sache. Aber, nachdem Sie ein besseres Verständnis des Ereignisses erhalten haben, müssen Sie ein Budget erstellen, bevor Sie etwas anderes tun.

Die Veranstaltungsplaner haben (hoffentlich) hart daran gearbeitet, alles vom Veranstaltungsort über die Referenten bis hin zu Werbegeschenken zu organisieren. Du solltest jetzt eine Vorstellung davon haben:

  • Datum und/oder Uhrzeit
  • Ort
  • Lautsprecher
  • Veranstaltungsformat

Selbst wenn diese Art von Details nicht vollständig festgelegt sind, sollte das Marketing-Team genug haben, um mit ihrem Marketingplan zu beginnen. Und ein Marketingplan beginnt mit einem Budget.

Sie dürfen nicht ohne Budget vorgehen. Es ist verlockend, sich in die Aufregung darüber zu versetzen, welche Inhalte Sie erstellen werden, aber zuerst muss ein Budget vorhanden sein.

Sie müssen wissen, wie viel Ihr Marketing-Team ausgeben kann, bevor Sie Ihren Marketingansatz planen können.

Ohne ein Budget könnten Sie am Ende eine Menge Geld auf riesige Hochglanzbanner werfen und sehr wenig für andere Arten von Content-Marketing übrig lassen, die besser mit denen funktionieren könnten, die teilnehmen.

Erstellen Sie eine eigene Website und soziale Konten für Ihre Veranstaltung

Beginnen wir mit dem einen Inhalt, den Ihre Veranstaltung haben sollte, egal was passiert: eine eigene Website.

Ihre Veranstaltung (insbesondere eine, die eine wiederkehrende Veranstaltung ist) sollte eine eigene Webseite haben. Es ist besser, Leute zu einer Website zu schicken, die nur für das Ereignis bestimmt ist, als eine Seite, die an anderer Stelle auf Ihrer Website vergraben ist.

Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, sollten Sie zumindest eine Zielseite mit einem benutzerdefinierten Domainnamen in Betracht ziehen, der auf sie zeigt.
Zusammen mit einer speziellen Website, sollten Sie auch spezielle Sozialkonten haben.

Es ist zwar in Ordnung, wenn Ihre Marke Inhalte über das Ereignis twittert und veröffentlicht, aber Sie sollten auch separate Konten haben. Warum?

Ihr Publikum kann Sie mit Fragen leichter erreichen

Sie können Menschen mit dem Event Social Accounts folgen und diesen Teil Ihrer Öffentlichkeitsarbeit machen.
Ihre Tweets und Beiträge gehen nicht in anderen Markennachrichten in Newsfeeds und auf Ihren Profilseiten verloren.
Es ist einfacher, soziale Inhalte vor der Veranstaltung zu kuratieren, da sich die Inhalte alle in einem Konto befinden.
Es ist auch einfacher, den Erfolg Ihres Social Media Plans zu messen, da nur ereignisbezogene Inhalte vorhanden sind.
Sie erhalten das Doppelte an Aufmerksamkeit, einmal auf Ihrem Markenkonto und einmal auf Ihrem speziellen Konto.

Ihre Veranstaltung ist wichtig. Geben Sie ihm seine eigenen Web- und Social-Media-Eigenschaften. Es verdient so viel.

Planen Sie die 3 wichtigsten Angriffspunkte mit 2 Arten von Veranstaltungsinhalten

Ihr Marketingplan für Veranstaltungsinhalte hat drei Hauptangriffspunkte: Pre-Event, während der Veranstaltung und Post-Event. Der Inhalt, den Sie für jeden dieser Punkte erstellen, ist etwas anders.

Es gibt auch zwei Arten von Content-Marketing, die eine Veranstaltung umgeben: informativ und spannend.

Wie Sie Ihren Event-Marketingplan tatsächlich umsetzen können

Gerade bei Events leuchtet eine App wie CoSchedule richtig auf. Ein Großteil Ihres Content-Marketings für das Event wird aus Blog-Posts und Social Media bestehen, und das kann alles mit dieser Vogelperspektive erstellt und geplant werden, die Ihnen nur ein Kalender bieten kann.

Mit der Möglichkeit, Notizen in Ihrem Kalender zu erstellen, kann jede zusätzliche Inhaltsplanung auch direkt neben dem Blog und sozialen Inhalten erfolgen.

Der Rest dieses Beitrags erklärt Ihnen genau, wie Sie Ihren Event-Marketingplan mit CoSchedule umsetzen können, aber dieselben Ideen können auch auf andere Tools wie einen Papierkalender übertragen werden. Egal, ob Sie ein CoSchedule-Anwender sind oder nicht, mit diesen Tipps können Sie definitiv einiges lernen.

Planen Sie Ihre informativen Inhalte

Lassen Sie uns ein Beispiel dafür erstellen, wie es mit CoSchedule aussehen könnte, beginnend mit dem informativen Inhaltstyp:

  • Machen Sie einen Vermerk im Kalender für wichtige Termine: Veranstaltungstag, Anmeldebeginn, verschiedene Fristen, fällige Exit-Umfragen, etc.
  • Erstellen Sie Entwürfe von Blog-Posts, in denen die Referenten hervorgehoben werden, und platzieren Sie sie im Kalender bis zur endgültigen Registrierungsfrist.
  • Nutzen Sie Social Media für alle diese Blog-Posts und leiten Sie sie zu Ihren Event-Social-Accounts, die Sie mit CoSchedule verbunden haben, mit Ihrem üblichen Social Media-Plan.
  • Kreiren Sie zusätzliche eigenständige Social-Media-Posts, so dass mindestens jeden Tag informative Inhalte auf Ihren Social-Media-Konten veröffentlicht werden. Achten Sie darauf, dass Sie auch nach der Veranstaltung informative Inhalte enthalten!
  • Verwenden Sie die Farbcodierung und Filterung, um sicherzustellen, dass die informativen Inhalte gemäß Ihrem Plan eine konstante Präsenz aufweisen.

Planen Sie Ihre Buzz-Inhalte

Angenommen, Sie haben drei Buzz-Kampagnen:

  • Einer davon ist ein Hashtag.
  • Zum einen fotografieren sich die Leute selbst mit dem Veranstaltungs-T-Shirt, das Sie ihnen in verschiedenen Orten geschickt haben.
  • Die eine ist eine Reihe von Grafiken, die die Geschichte eines durchschnittlichen Teilnehmers vor, während und nach der Veranstaltung mit einer humorvollen Note erzählen.

Arbeiten Sie mit jeder Buzz-Kampagne separat und weisen Sie ihr eine andere Farbe im CoSchedule-Kalender zu. Wir verwenden die Grafikserie, die eine Geschichte erzählt.

  • Stellen Sie Ihren Kalender so ein, dass er Ihnen viele Wochen auf einmal anzeigt, und entfernen Sie alle anderen Inhalte mit Filterung.
  • Beginnen Sie mit dem letzten Beitrag zuerst und planen Sie soziale Nachrichten für die letzte Grafik am Tag nach dem Ereignis.
  • Planen Sie soziale Botschaften mit der Grafik am ersten Tag, an dem Sie die Kampagne starten wollen.
  • Planen Sie vorher ein paar soziale Botschaften ein, nur einen Text, der auf “Was macht ein durchschnittlicher Veranstaltungsteilnehmer durch?” hinweist.
  • Planen Sie die restlichen Grafiken der sozialen Botschaften nach Ihrem Plan. Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem CoSchedule-Kalender die gleichen Farben für diese Kampagne verwenden.
  • Wiederholen Sie dies für die restlichen beiden Kampagnen mit unterschiedlichen Farben.
  • Mit der Filterung nach Farben, Blog-Posts und bestimmten sozialen Konten können Sie nun sehen, wie Ihr Event Content Marketing aussieht.

Gibt es leere Stellen? Gibt es Tage mit zu viel? Passt es zu Ihrem idealen Veröffentlichungsplan?

Auch wenn Sie CoSchedule nicht einsetzen, ist ein redaktioneller Kalender ein Muss für Ihren Event-Marketingplan.

Ob Sie einen Papier-Redaktionskalender oder eine App wie CoSchedule verwenden, Event Content Marketing wird am besten genauso geplant wie Ihr anderes Content Marketing: auf einem redaktionellen Kalender, mit Blick auf Ihr Publikum.

Die nächsten Innovationen in der Veranstaltungsbranche haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

zukunft veranstaltungstechnik

Was kommt als nächstes für die Meetings & Veranstaltungstechnik?

Meeting- und Event-Teams von Unternehmen haben die Chance ihres Lebens. Es mag nicht so klingen, wenn die Ankündigungen der Hotelkommissionen des letzten Jahres in Kraft treten. Aber die Gelegenheit ist da.

Der Aufstieg von entfernten und verteilten Teams zwingt die C-Suite, die richtigen Lösungen für die Zukunft zu finden. “Grenzenlose” Büros haben nicht nur die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Talente rekrutieren und halten. Sondern auch die Art und Weise, wie sie die Vertriebspipeline umwandeln und eine Community aufbauen. Sowohl innerhalb des Büros als auch mit Kunden. Personal-, Marketing- und Vertriebsabteilungen sind mehr denn je entschlossen, Erfahrungen zu sammeln, die das Engagement der Mitarbeiter und Kunden sowie die langfristige Loyalität fördern. Diese Erfahrungen müssen sinnvolle, persönliche Interaktionen beinhalten, und mit verteilten Teams im Spiel erfordert die Strategie unbedingt Live-Events.

Siehst du, was wir hier machen? Jetzt ist es an der Zeit, dass sich Meeting- und Event-Teams als strategische Partner neu erfinden, die M&E-Dienstleistungen in allen Unternehmensbereichen anbieten können, die sich auf die Geschäftsziele auswirken und gleichzeitig Risiken und Ausgaben überwachen. M&E-Teams kommen mit traditionellen Meeting-Technologie-Stacks jedoch nicht an. Sie werden ihre Perspektive ändern müssen, was die Technologie tun soll und wer sie nutzen kann. Wenn sie das tun können, können sie auch in ein Reservoir neuer Budgets einsteigen und mehr Aufmerksamkeit auf ihren Wert lenken.

Strategischer Partner sein

Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit. Als Tech-Veteran war ich überrascht, wie viele Käufer gesagt haben: “Mich interessiert die Benutzerfreundlichkeit nicht, ich brauche nur die Daten.”. Diese Perspektive ist nicht auf die Technologietrends des Unternehmens (oder der Verbraucher) in den letzten zehn Jahren ausgerichtet. Die Realität ist, dass großartige Benutzererfahrungen die Akzeptanz der Mitarbeiter beschleunigen und leistungsfähigere Verhaltensdaten liefern. Diese helfen wiederum, das Programm der Zukunft zu entwickeln.

Die Datenübertragbarkeit ist entscheidend

Um langfristig erfolgreich zu sein, muss jedes Unternehmen seine Daten besitzen und sie in einem zentralen Speicher unterbringen, den es kontrolliert. Dies gibt dem Käufer die Flexibilität, “den besten Anbieter für den Job” auszuwählen, anstatt bei einem bestehenden Anbieter zu bleiben. Es gibt dem Käufer auch die Möglichkeit, direkt mit Technologieanbietern zu verhandeln, anstatt das Unternehmen aufgrund von Zwischenzuschlägen höheren Preisen auszusetzen.

Unterstützung, Support, Support, Support

Die Technologie ist großartig, aber es ist immer noch Support erforderlich. Meetings und Events sind komplexe Vorhaben. Bei der Beurteilung einer modernen Technologielösung ist darauf zu achten, dass die menschliche Unterstützung zur Verfügung steht, um den Herausforderungen zu begegnen, die sich auf der “letzten Meile” stellen.

Holen Sie sich die richtigen Metriken

Meetings und Event-Metriken sind nicht wie Corporate Travel-Metriken. Es geht nicht nur um Einsparungen. So messen Sie eine Kostenstelle. Meetings steigern Umsatz, Engagement und Shareholder Value. Die Einstellung von M&E gegenüber strategischen Kennzahlen wie Compliance oder “Return on Objective” ist der Weg, um ein Reservoir an neuen Budgets zu erschließen. Kennzahlen vom Typ Kostenstelle sind wichtig, aber sie erzählen nicht die ganze Geschichte über den strategischen Wert.

Beginne klein

Ein angemessener Scoping ist der beste Weg, um Veränderungen zu bewirken und neue Technologien einzuführen. Beginnen Sie mit kleinen Benutzergruppen, die sich in Ihrem Garten befinden. Bringen Sie die Dinge in Ordnung und erweitern Sie sie dann schrittweise, wobei die Annahme als Schlüsselgröße gilt. Erstellen Sie Integrationen und globale Pläne erst, nachdem der Kern in guter Verfassung ist.

Die Zukunft

Hier ist, was ich für Meetings und Veranstaltungstechnik sehe. Bereit? Los geht’s:

Lass die Unordnung verschwinden

Zweifellos ist Google die am weitesten verbreitete Software auf dem Planeten. Seine Schnittstelle? Eine einzige Suchleiste. Doch die meisten der heutigen Veranstaltungstechnik fordert die Mitarbeiter auf, ihre Veranstaltungsreisen mit einem 10-minütigen Antragsformular zu beginnen. Vergiss es. Während das Veranstaltungsteam immer komplexe Lösungen für seine Bedürfnisse benötigt, zeichnet sich ein signifikanter Wandel in der Frage ab, wer die Tools einsetzen wird. An einem dezentralen Arbeitsplatz müssen Administratoren und Ad-hoc-Meeting-Verantwortliche in der Personalabteilung, im Vertrieb oder im Marketing Events aufbauen, was einen völlig anderen Self-Service-Ansatz erfordert.

Es muss intelligent sein

Programme für strategische Meetings müssen einfacher zu implementieren und zu implementieren sein. Sie werden es mit künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernfähigkeiten tun, die automatisch Veranstaltungen nach Geschäftszielen gestalten und Pakete mit ausgehandelten Tarifen und Richtlinien, Teilnehmerpräferenzen und lokalen Marktnuancen personalisieren.

Analytik aufsteigend

: Die Zukunft der M&E-Technologie soll das Leben erleichtern und Datenerkenntnisse liefern. Persönliche Erfahrungen können ein “soziales Diagramm” des Arbeitsplatzes erstellen, um sicherzustellen, dass die Organisatoren die richtigen Personen in die richtigen Meetings einbeziehen und die Reise des Kunden oder Mitarbeiters verstehen. Die Rückkehr zu objektiven oder erfahrungsbasierten Analysen werden leicht neben der Ausgabenanalyse leben können, um dem Unternehmen ein umfassenderes Wertbild zu vermitteln.

Wenn wir den Wert von Meetings annehmen und auf eine Technologiezukunft drängen, die eine konsistente Meetingsstrategie in der gesamten Organisation ermöglicht, werden Teams schließlich für den von ihnen geschaffenen Shareholder Value anerkannt.

Welche Technologie für Sie eine Investition wert sein könnte, lesen Sie in diesem Artikel.