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Welche Event Technologie ist eine Investition wert?

Events sind ein enorm wichtiger Teil der Marketingstrategie für so viele Unternehmen. Es gibt eine Vielzahl von Eventtechnologien, die entwickelt wurden, um Ihre Events besser, ansprechender und effizienter zu gestalten. Es ist jedoch sehr wichtig sicherzustellen, dass alle von Ihnen eingesetzten Veranstaltungstechnologien einen positiven Return on Investment (ROI) für Ihr Unternehmen darstellen. Die Hauptfrage ist also: Lohnt sich die Investition in die Veranstaltungstechnik?

Event Insurance Services, ein Versicherungsanbieter, der Versicherungen für Ausstellungen, Messestände, Handwerksmessen, Konferenzen und mehr anbietet, hat kürzlich ein Whitepaper über Veranstaltungstechnik erstellt. Ihre Analyse zeigt, dass Veranstaltungstechnik einen messbaren Return on Investment bietet. In diesem Blog führen wir Sie durch verschiedene Möglichkeiten, wie die Veranstaltungstechnik Ihnen einen positiven ROI bringen kann.

Effizienzsteigerung

Der Einsatz von Veranstaltungstechnik kann Ihnen einen positiven ROI bringen. Und zwar indem Sie während der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen Zeit für administrative Aufgaben sparen. Die Eventmanagement-Software kann auch eingesetzt werden, um Ihre Veranstaltungen effizienter zu gestalten. Nämlich indem sie die Verschwendung Ihrer Veranstaltungen reduziert. Z.B. indem sie dazu beiträgt, eine Überbestellung von Waren zu verhindern, die an Veranstaltungsbesucher verkauft werden sollen. Wenn Sie Ihre Veranstaltungen mit Veranstaltungstechnik effizienter gestalten, haben Sie die Zeit, sich auf die Verbesserung anderer Aspekte Ihrer Veranstaltung zu konzentrieren. Dabei können Sie sogar Geld sparen, indem Sie Ihre Ausgaben effizienter planen.

Erhöhtes Engagement

Die Veranstaltungstechnik kann Ihnen auch einen positiven ROI bringen, indem sie dazu beiträgt, das Gesamterlebnis für die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung zu verbessern. Das hat den Effekt, das Engagement der Teilnehmer zu verbessern: eine der wichtigsten Kennzahlen zur Messung des Erfolgs einer Veranstaltung. Ein engagierterer Teilnehmer bedeutet auch eine höhere Chance, dass er für die nächste Veranstaltung zurückkommt. Oder sogar Waren oder Dienstleistungen kauft, die auf der Veranstaltung beworben werden.

Event Insurance Services führte eine Studie über die Auswirkungen der Veranstaltungstechnik auf die Gesamtzufriedenheit der Teilnehmer durch. Sie stellten die Frage: “Wenn Sie bei Ihren Veranstaltungen eine mobile Event-App verwendet haben, haben Sie dann festgestellt, dass sich die App positiv auf die Gesamtzufriedenheit ausgewirkt hat? 69% der Teilnehmer beantworteten diese Frage mit Ja. Nur 4% antworteten mit Nein. Wobei der Rest noch nie zuvor Eventapplikationen verwendet hat.

Erfolgsmessung mit Daten

Die Veranstaltungstechnik ist besonders nützlich, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu messen. Dies ist sehr wichtig, da es Ihnen ermöglicht, irgendeine Form von Daten und Analysen von Ihren Veranstaltungen zu sammeln. Was Ihnen wiederum ermöglicht, Ihre Veranstaltungen zu verbessern und zu optimieren, um noch besser zu werden; und eine bessere Veranstaltung bedeutet eine ansprechendere Veranstaltung. Kurz gesagt, mit Hilfe der Veranstaltungstechnik lässt sich der Erfolg Ihrer Veranstaltungen viel einfacher messen.

Die Erhöhung der Menge an verwertbaren Daten, die Sie aus all Ihren Veranstaltungen beziehen können, ist auch hervorragend geeignet, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Es kann schwierig sein, genau zu wissen, was verbessert werden muss. Aber bei Veranstaltungstechnologien wie RFID-Armbändern, die eine Benutzerregistrierung erfordern, erhalten Sie einige wertvolle Marketinginformationen. Darunter E-Mail-Adressen und Live-Eventberichte. So dass Sie Ihre Veranstaltungen leicht optimieren können, um sie für den Teilnehmer auf der Grundlage von echten Daten wertvoller zu machen.

Erhöhte Sponsoringmöglichkeiten

Veranstaltungstechnik ist auch eine gute Möglichkeit, mehr Sponsoring-Möglichkeiten zu gewinnen, indem sie Ihren Veranstaltungen einen einzigartigen Haken gibt, der Sponsoren anziehen kann. Sie können die Veranstaltungstechnik in Form eines Live-Podcast-Standes nutzen, um Sponsoren und andere Interessierte dazu einzuladen, an einem Podcast (oder ähnlichem) teilzunehmen oder daran mitzuwirken. Dies würde bedeuten, dass Sie etwas Einzigartiges zu bieten haben. Was wiederum eine Promotion lange nach der Veranstaltung ermöglicht, was es viel einfacher macht, Sponsoringmöglichkeiten zu gewinnen.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie der Einsatz verschiedener Veranstaltungstechnologien einen großen ROI bei Ihren Veranstaltungen darstellt. Von der Steigerung der Effizienz Ihrer Veranstaltungen bis hin zu deren Steigerung sind Veranstaltungstechnologien eine der besten Möglichkeiten, wie Sie Ihre Veranstaltungen von der Masse abheben können, und sie sind die Investition durchaus wert.

Über tolle Eventkonzepte können Sie hier etwas nachlesen.

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Veranstaltungstechnik – So entscheiden Sie sich für die Beste

Sie wollen das perfekte Event planen? Aber es scheint, dass es jeden Tag eine glänzende neue Veranstaltungstechnik gibt, das als “die nächstbeste Sache” angekündigt wird. Um Veranstaltungsdetails zu verwalten, die Produktivität zu steigern, Anmeldungen und Teilnahmeanträge zu sammeln, Teilnehmer zu verbinden und so weiter. Aber mit immer mehr Eventtechnik-Lösungen steigt die Angst vor der Wahl der Option. Suchen Sie eine All-in-One-Option? Oder schränken Sie die Must-Have-Tools ein, die Sie benötigen, und wählen Sie dann das beste Tool für jede Aufgabe? Und wenn Sie eine Entscheidung treffen, haben Sie manchmal das Gefühl, dass es wahrscheinlich eine bessere Lösung gibt. Wie entscheiden Sie also, wann der richtige Zeitpunkt für die Suche nach einer Veranstaltungstechniklösung ist? Wie kannst du all diese Ängste und Entscheidungslähmungen vermeiden? Und wie können Sie sicher sein, dass die von Ihnen gewählte Veranstaltungstechnik am besten zu Ihren Bedürfnissen passt?

Skizzieren Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung

Bevor Sie Ihre Reise planen können, müssen Sie zunächst Ihr endgültiges Ziel kennen. So ist es sowohl beim Reisen als auch bei der Ermittlung Ihres Veranstaltungstechnikbedarfs. Die Festlegung Ihrer Veranstaltungsziele zwingt Sie, die Ziele, die Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung erreichen möchten, zu erstellen und zu priorisieren. Darüber hinaus definiert diese Liste auch die Top-Line-Kriterien, die Sie verwenden werden, wenn Sie überlegen, welche Teile der Veranstaltungstechnik Sie suchen. “Diese Aktivität kann helfen, zu erkennen, ob ein Bedarf an Networking oder Bildung besteht. Oder ob es eine Einführung von etwas Neuem gibt”, sagt Sarah Sebastian, Inhaberin von Rose Gold Collective Event Design.

Untersuchen Sie Ihr Publikum und die Art der Erfahrung, die es erwartet

Viele Veranstaltungstechnologien helfen Veranstaltern und Mitarbeitern, alle Details hinter den Kulissen zu verfolgen. Während andere (wie Veranstaltungsregistrierungssoftware und Veranstaltungs-Apps) so konzipiert sind, dass sie das Erlebnis der Teilnehmer optimieren und verbessern. Und während Sie überlegen müssen, welche Technologien Ihnen helfen, die Ziele Ihrer Veranstaltung zu erreichen, müssen Sie auch überlegen, wie sie sich auf Ihre Zielgruppe auswirken. “Was erwartet Ihr Publikum im Hinblick auf sein gewünschtes Erlebnis bei Ihrer Veranstaltung?”, fragt Gary Weis, CEO des Event-Video-Innovators Sonic Foundry. “Sobald Sie Ihr Publikum und seine Erwartungen verstanden haben, können Sie mit der Bewertung der technologischen Merkmale und Lösungen beginnen, die den größten Nutzen bringen.”. Eine gute Möglichkeit, dies zu lernen, ist eine einfache Online-Umfrage. Diese können Sie an ehemalige Teilnehmer oder Ihre Marketingliste senden.

Verstehen Sie, wie technisch versiert Ihr Publikum ist

Ein kritischer Faktor bei der Bewertung Ihres Publikums ist es, richtig einzuschätzen, wie technisch versiert sie sind. Denn es gibt nichts Schlimmeres, als eine Menge Ludditen einer Virtual-Reality-Brille zu unterwerfen oder umgekehrt, eine Menge Millennials zu ertragen, einen Lautsprecher hinter einem Podium mit PowerPoint. “Die Menge zu kennen und die richtige Technologielösung darauf abzustimmen, ist immer wichtig für den Erfolg”, sagt Sarah Sebastian. “Zum Beispiel, wenn Ihre Zielgruppe High-Tech-Erwartungen hat, ist es wichtig, die Aufgaben zu erhöhen und neue Lösungen wie Virtual Reality oder künstliche Intelligenz einzubringen. Die Altersdemografie ist hier ein großes Thema”, ergänzt Karen Shackman, Präsidentin von Shackman Associates New York. “Wenn Ihre Teilnehmer hauptsächlich Millennials sind, werden sie während der gesamten Veranstaltung Technologie mit Funktionen wie Social Media Walls und Ladestationen benötigen.”

Basieren Sie Ihre Veranstaltungstechnik auf dem Bedarf, nicht auf Glocken und Pfeifen

Nur weil es viele coole Dinge gibt, die du kaufen und benutzen kannst, bedeutet das nicht, dass du alles implementieren solltest. “Sie sollten Veranstaltungstechnik nach Bedarf und nicht nach Verfügbarkeit beziehen”, sagt Jody-Ann Rowe, Inhaberin des Veranstaltungszertifikats. “Eine der ersten Fragen, die ich stelle, wenn ich mit einer neuen App, Software oder einem neuen Programm konfrontiert werde, ist, welchen Wert sie hat. Wenn Sie keinen klaren Grund dafür liefern können, wie Ihre Prozesse durch diese neue Technologie verbessert werden können, ist es wahrscheinlich eher ein Trendprodukt als eines, das für Sie unerlässlich ist.”

Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen und Probleme bei vergangenen Veranstaltungen

Häufig können Ihre größten Bedürfnisse darin bestehen, einen Mangel oder ein Problem zu beheben, das bei einer früheren Veranstaltung aufgetreten ist. “Ich frage mich immer, welches Problem oder welchen Prozess diese Lösung dazu beitragen wird, effizienter oder besser zu werden.”, sagt Cindy Lo, Inhaberin von Austins Red Velvet Events. An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie nach jedem Event immer eine “lessons learned”-Sitzung durchführen. Um Snafus oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Es kann auch Probleme geben, die Ihnen nicht bekannt waren. Daher ist es wichtig, Ihre Teilnehmer in einer Feedback-Umfrage nach der Veranstaltung zu befragen. Sobald Sie Ihre Erfahrungen und Feedbackdaten haben, können Sie sich leichter auf die eventuellen technischen Hilfsmittel konzentrieren, die Sie zur Lösung dieser früheren Probleme benötigen.

Berechnen Sie Ihr Budget und alle Kosten- und Zeiteinsparungen, die Sie mit der Veranstaltungstechnik erzielen können

Zuverlässige, voll ausgestattete Veranstaltungstechnik kostet in der Regel etwas. Daher sollten Sie von Anfang an berechnen, wie viel Sie für Ihre Tech-Ausgaben budgetieren möchten. Drei wichtige Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihres Budgets für Veranstaltungstechnik beachten sollten, sind:

  • Geld, dass die Technologie Ihnen in anderen Bereichen spart.
  • Zeit, die die Technologie freisetzt, damit Sie und Ihr Team sich auf andere Dinge konzentrieren können.
  • Wert, den die Technologie für Ihre Veranstaltung in den Augen der Teilnehmer hat.

Obwohl es schwierig sein kann, genaue Zahlen auf diese Artikel zu setzen, wird das Nachdenken darüber helfen, wie viel Return on Investment Sie für Ihre Veranstaltungstechnik erhalten könnten. Entweder in harten Dollar oder in einem verbesserten Teilnehmererlebnis. Und dies wiederum wird Ihnen helfen, Budgetparameter festzulegen, wie viel Sie sich für technische Lösungen leisten können.

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Veranstaltungstechnik Äpfel mit Äpfeln vergleichen

Nur sehr wenige Eventtechnik-Lösungen passen perfekt zu ihren Features und Angeboten. So dass es schwierig ist, Lösungen direkt beim Einkauf zu vergleichen. Sie möchten jedoch wirklich nicht, dass Technologieanbieter die Parameter Ihrer Suche festlegen. Stattdessen sollten Sie eine Tabellenkalkulation mit den Funktionen, Features und Tools erstellen, die Sie benötigen, um Ihre Hauptziele zu erreichen. Von dort aus können Sie jede Veranstaltungstechniklösung als neue Position hinzufügen und angeben, welche Ihrer Boxen jede Lösung auslöst und welche zusätzlichen Funktionen die Lösung bietet.

Überlegen Sie, welche Werkzeuge Ihre Zielgruppe/Community bereits verwendet

Für großartige Ideen über die besten Event Tech Tools, die Sie für Ihre Events implementieren können, müssen Sie vielleicht nicht über die Tools hinausschauen, die Ihre Zielgruppe bereits verwendet. “Ehrlich gesagt, bin ich immer an den Tools interessiert, die die Community bereits einsetzt.”, sagt Thursday Bram, Event Pro und Gründer von Urgency Inc. “Wenn Sie mit einem bestimmten Publikum arbeiten wollen, müssen Sie dessen Toolset kennenlernen. Sollten Sie beispielsweise einen Slack-Chat für Ihre Konferenz einrichten, wird dies nicht besser, wenn Sie versuchen, ein Publikum zu erreichen, das nicht bereits auf Chat oder IM angewiesen ist.” Dies ist eine weitere wichtige Frage, die Sie Ihrer Zielgruppe stellen sollten. Wenn Sie sie befragen, da es weniger Aufwand erfordern kann, ein technisches Werkzeug zu implementieren, an das sich Ihre Zielgruppe nicht anpassen muss, weil sie bereits damit vertraut ist.

Aktualisieren Sie die Technologie, die Sie bereits haben, bevor Sie eine neue Technologie kaufen

Die Anziehungskraft, in eine glänzende neue Anwendung mit verlockenden neuen Funktionen und sauberen Layouts einzutauchen, kann kaum widerstehen. Aber manchmal werden diese coolen neuen Tools den Wert dessen, was Sie zu erreichen versuchen, nicht erhöhen. Oder sogar Ihre bestehenden Herausforderungen angehen. “Ich wähle immer Upgrades statt Add-ons”, sagt Jody-Ann Rowe. “Es gibt viele erstaunliche Tools und Anwendungen auf dem Markt. Und es kann sich anfühlen, dass man sie alle haben muss, um erfolgreich zu sein. Infolgedessen können Event-Profis mehrere Technologien erhalten, die sich alle auf die Durchführung individueller Prozesse konzentrieren. Das ist besser als ein oder zwei umfassende Programme, die die meisten ihrer Anforderungen erfüllen. Anstatt also neue Programme und Anwendungen zu kaufen, wenn sie veröffentlicht werden, versuchen Sie, Ihre bestehenden Programme zu evaluieren, um zu sehen, ob ein Upgrade Ihr Problem lösen würde, anstatt ein zusätzliches Tool hinzuzufügen, das gewartet werden muss.”

Bestimmen Sie, wie flexibel Sie bereit sind zu sein

Unabhängig davon, für welche Veranstaltungstechnik Sie sich entscheiden, müssen Sie sich zwangsläufig ein wenig darauf einstellen. Die meisten Anwendungen und Hardware sind heutzutage so konzipiert, dass sie die Lernkurve minimieren und Sie schnell an Bord bringen. Allerdings müssen Sie und Ihr Team sich noch an die Benutzeroberfläche, die Funktionen, die Fähigkeiten, die Begrenzungen und die manchmal sehr anspruchsvollen Technologien gewöhnen. Keine Besonderheiten der von Ihnen gewählten Technologien. Im Großen und Ganzen werden Veranstaltungstechnologien in der Regel mit einer oder mehreren dieser Flexibilitätsstufen konzipiert:

  • Konfiguration – Ermöglicht es Ihnen, Einstellungen anzupassen und eigene visuelle Akzente und Marken zu setzen.
  • Anpassung – Ermöglicht es Ihnen, die Benutzeroberfläche weiter zu personalisieren und Datenfelder hinzuzufügen.
  • Kundenspezifische Entwicklung – Der Technologieanbieter nimmt Ihre Anregungen auf und entwickelt neue Codes/Features, damit die Anwendung Ihren ganz speziellen Anforderungen entspricht.

Mit jeder zunehmenden Flexibilität entstehen zusätzliche Kosten (Custom Development kostet mehr als Customization, die mehr kostet als Configuration). Eine andere Sache, die bei der Betrachtung der Veranstaltungstechnik zu berücksichtigen ist, ist also, wie flexibel man bereit ist zu sein, vs. wie flexibel muss die Technik sein.

Minimieren Sie die Anzahl der technischen Anbieter und/oder Anwendungen, die Sie verwenden

Wenn Sie die Anzahl der von Ihnen verwendeten technischen Tools und Anbieter erhöhen, steigt auch die Anzahl der Variablen, die Sie im Auge behalten müssen. Das wiederum kann die Fehlersuche und -behebung erschweren. “Sie sollten wirklich einen Anbieter oder Lieferanten finden, der die meisten Lösungen auf einer Plattform anbieten kann”, sagt Gary Weis. “Jedes Mal, wenn Sie eine Veranstaltung oder Konferenz veranstalten, spielen Sie grundsätzlich russisches Roulette. Denn zu einem bestimmten Zeitpunkt, während der Dauer Ihrer Veranstaltung oder Konferenz, kann etwas schief gehen. Wenn Sie mehr als 10 Lieferanten haben, müssen Sie mit allen Lieferanten zurückkehren, um herauszufinden, an welcher Stelle in der Ausführung etwas schief gelaufen ist. Die Fehlersuche ist so viel einfacher, wenn man nur einen einzigen Technologiepartner hat.”. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Event-Profis für All-in-One-Event-Softwareanwendungen. Oder für Anbieter, die eine ganze Reihe von Tools für die Veranstaltungstechnik auf einer Plattform anbieten können.

Berücksichtigen Sie Lösungen mit Komponenten zur Teilnehmerbindung und zum Marketing

Vielleicht überlegen Sie sich ein paar Eventtechnik-Anwendungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Aber eine hat zusätzliche Funktionen für andere Aspekte der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung. Wenn alle Must-Have-Funktionen und Preise gleich sind, können Sie sich auch für die Lösung entscheiden, die Ihnen diese zusätzlichen Funktionen bietet. Was die Extras betrifft, so ist jede Plattform oder jedes Tool, das Ihnen helfen kann, das Engagement der Teilnehmer zu verbessern oder Ihre Marketingleistung zu steigern, eine Überlegung wert. “Das Event der Zukunft nutzt Technologien, um das Engagement für das persönliche und entfernte Publikum vor, während und nach der Veranstaltung zu unterstützen”, sagt Gary Weis. “Und mehr denn je sind Veranstaltungsplaner gefordert, Content Marketing Strategien zu entwickeln. Solche, die ROI, Kennzahlen, Videoerfassung und mehr umfassen.”. Mit all diesen Anforderungen, die Sie vor sich haben, hilft es immer, zusätzliche Funktionen zu haben. Sie sollten diese Bemühungen für Sie rationalisieren und vereinfachen.

Wählen Sie Anbieter, die innovativ sind und Lösungen, die mit Ihnen wachsen können

Bei der Überprüfung von Anbietern von Veranstaltungstechnik müssen Sie sich unbedingt zwei Fragen stellen:

  • Wie oft aktualisieren Sie Ihre Technologie und entwickeln neue Funktionen?
  • Wird Ihre Lösung in der Lage sein, mich mit zunehmendem Bedarf anzupassen?

Wir in der Technologiebranche verbreiten Begriffe wie “skalierbar” und “erweiterbar” für diese Dinge. Aber das Wesentliche ist hier, dass der Wechsel von System zu System immer ein Problem in Bezug auf die Datenübertragbarkeit ist. Ebenso wie das Erlernen einer neuen Schnittstelle, also wollen Sie, dass die Lösung, die Sie wählen, in der Lage ist, auf absehbare Zeit mit Ihren Bedürfnissen Schritt zu halten. Achten Sie auch darauf, zu fragen, ob zukünftige Updates oder Upgrades gegen eine zusätzliche Gebühr durchgeführt werden.

Profitieren Sie von kostenlosen Tests

Es gibt keinen Ersatz, ein Event Tech Tool auszuprobieren, bevor Sie sich für den Kauf entscheiden. “Werbevideos können großartig sein, um Sie darüber zu informieren, welche Funktionen enthalten sind”, sagt Jody-Ann Rowe”. Aber die Benutzererfahrung ist der beste Test dafür, wie gut das Programm tatsächlich funktioniert. Testen Sie neue Veranstaltungstechnik immer vor dem Kauf, auch wenn die Kosten nicht erheblich sind. Versuchen Sie, die Technologie durch eine kostenlose Version zu testen, um zu sehen, wie das Programm funktioniert und ob die enthaltenen Funktionen für Ihre Veranstaltungen und Ihre Planung von Vorteil sind.”. Und wenn Sie sich entscheiden, für die Technologie zu bezahlen, ist es immer am besten, eine kurzfristige oder monatliche Option zu wählen, falls die Dinge nicht so laufen, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Schauen Sie sich private oder geschlossene Systeme an

Facebook, Twitter, Instagram und sogar Meetup und Yelp sind großartige No/Low-Cost-Tech-Tools für die Werbung für Ihre Veranstaltung. Aber diese sehr öffentlichen Plattformen haben auch eine Menge Ablenkungen. Und zudem sehr wenig Privatsphäre für Ihre Teilnehmer. Wenn Ihre Teilnehmer ein Premium-Erlebnis erwarten oder wenn Ihre Veranstaltung eine intimere virtuelle Umgebung erfordert, sollten Sie sich mit privaten oder geschlossenen Systemen oder Plattformen befassen. “Private Technologien können genutzt werden, um den Rauschpegel in sozialen Netzwerken zu reduzieren”, sagt Karen Shackman. “Meeting-Planer, die eine Veranstaltung durchführen, auf der sie nach konstruktivem Feedback suchen, sollten private Technologien in Betracht ziehen. Diese sollten ausgefeilte Tools beinhalten, die Moderatoren helfen, Schritt zu halten, Feedback wie Teilnehmerbefragungen zu verbessern und Tweets zu reduzieren, die nicht immer produktiv oder repräsentativ für das Denken der gesamten Gruppe zu einem Thema sind.”

Suchen Sie nach Veranstaltungstechnik-Lösungen, die sich in andere Plattformen integrieren lassen

Die meisten Eventtechnik-Tools machen es einfach, Ihre Daten einzugeben und hochzuladen. Aber normalerweise machen sie es nicht so einfach, Ihre Daten herauszubekommen. Dies ist ein Problem. Vor allem, weil nur sehr wenige von uns nur eine oder zwei Technologieplattformen nutzen und wir oft Informationen von einer oder mehreren dieser Plattformen auf andere verschieben (oder synchronisieren) müssen. Daher sollten Sie sich bei der Überprüfung von Event Tech Tools speziell erkundigen, ob sie irgendeine Art von Datenübertragbarkeit, Integration mit anderen Anwendungen oder APIs (Application Program Interface) bieten. Mit denen können Sie Daten von/zu anderen Technologieanbietern und Tools ziehen und übertragen.

Stellen Sie sicher, dass die Veranstaltungstechnik einfach zu bedienen ist

Die Technologie mit den meisten Funktionen oder der größten Kundenbasis ist möglicherweise nicht die beste Wahl. Wenn sie unhandlich ist oder keine angemessenen Selbsthilfe-Tools und Schulungen bietet. Diese Faktoren sind besonders wichtig, wenn Sie andere Teammitglieder, Auftragnehmer oder Teilnehmer haben werden, die die Technologie verwenden. Weil diese Personen möglicherweise nicht die Zeit oder den Wunsch haben, ein System auszuprobieren und herauszufinden, das nicht intuitiv ist oder schlechte Hilfessourcen hat. Selbst wenn Sie sich also in ein weniger intuitives System verlieben, werden es Ihre anderen Benutzer wahrscheinlich nicht tun.

Erwägen Sie Nischenlösungen um kleine Wirkungsgrade zu erreichen

Wir haben vorhin über die Vorteile von All-in-One-Lösungen gesprochen und Ihre Technologie aus einer Hand bezogen. Jedoch manchmal ist dieses gerade nicht praktisch, und bei solchen Gelegenheiten können Sie sehr spezielle, Nische technische Werkzeuge betrachten wünschen, die eine oder ein Paar benötigt. Beispiele für solche Tools könnten Technologien zur Verbesserung der Audio-/Videofähigkeiten vor Ort, Kommunikation mit Veranstaltungspersonal, Live-Web-Streaming usw. sein. Wenn Sie diese einmaligen Tools erforschen, stellen Sie einfach sicher, dass sie leicht in die anderen Tools, die Sie verwenden, integriert werden können.

Aufdecken von Nachteilen oder Ineffizienzen, die durch Veranstaltungstechnik entstehen können

Im Idealfall lösen die von Ihnen gewählten Veranstaltungstechnologien eine ganze Reihe von Herausforderungen und Problemen. Sie sollten jedoch auch darauf achten, welche neuen Themen sie für Sie schaffen könnten. So müssen Sie beispielsweise Ihre Computer oder Hardware aktualisieren, um den Verarbeitungsanforderungen der neuen Technologie gerecht zu werden. Ihre Teammitglieder zögern möglicherweise, sich an die neue Technologie anzupassen. Die Technologie lässt sich möglicherweise nicht optimal in Ihre Altsysteme integrieren. Oder es kann erforderlich sein, dass Sie oder Ihre Teammitglieder neue Fähigkeiten erwerben oder mehr Zeit für bestimmte Aufgaben aufwenden. Am Ende sollten die von Ihnen gewählten Veranstaltungstechnologien auf Ihre Ziele und Bedürfnisse im Eventmanagement abgestimmt sein,. Es ist am besten, sich Zeit zu nehmen und die richtigen Tools zu finden, um zu vermeiden, dass Sie diesen Prozess in naher Zukunft noch einmal wiederholen müssen.

Welche Veranstaltungstechnik ist eine Investition wert? Wir klären diese Frage für Sie!