Veranstaltung Erlebnis verbessern

Wie man Veranstaltungstechnik einsetzt, um das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern

Die Durchführung von Großveranstaltungen kann viel Zeit, Energie und Geld in Anspruch nehmen. Das Letzte, was Sie tun wollen, ist, das Potenzial Ihrer Veranstaltung nicht zu maximieren. Es kommen Menschenmassen zu Ihnen, mit der Chance, sie zu engagieren und sie in eine Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen einzuladen. Wie können Sie also das Beste aus dieser entscheidenden Gelegenheit machen? Und konkret, wie können Sie neue Technologien nutzen, um dies zu erreichen?

In der Veranstaltungsbranche gab es in den letzten zehn Jahren keinen Mangel an technologischen Fortschritten. Das Problem ist, herauszufinden, welche es sich tatsächlich lohnt, sie zu benutzen (und welche sind einfach eine Zeitverschwendung). Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über einige Veranstaltungstechnologien, mit denen Sie das Erlebnis der Teilnehmer deutlich verbessern können:

Einbindung mobiler Geräte

Smartphones haben mehr als 50% des US-amerikanischen und britischen Marktes erobert, und Sie können (ziemlich) sicher davon ausgehen, dass jeder, der an Ihrer Veranstaltung teilnimmt, eines verwenden wird. Hier sind einige Möglichkeiten, die Vorteile der mobilen Proliferation zu nutzen:

Machen Sie Ihre Veranstaltungs-Website “reaktionsschnell”. Wenn Sie eine Veranstaltungs-Website haben, entwickeln Sie sie reaktionsschnell (d.h. mobil), so dass sie auf jedem Gerät gut lesbar ist.
Verwenden Sie eine Event-App, um Ihren Teilnehmern zu helfen, den Veranstaltungsort zu navigieren, mehr über die Referenten zu erfahren, herauszufinden, welche Sitzungen besucht werden sollen, und sich sogar mit anderen Teilnehmern zu verbinden. Einige Event-Apps ermöglichen auch die Lead-Erfassung, so dass Sie beispielsweise das Namensschild eines Teilnehmers scannen und seine Informationen vor Ort abrufen können.
Senden Sie während der Veranstaltung Inhaltsnachrichten an Ihre Teilnehmer, um eine Verbindung herzustellen und die Kommunikationswege offen zu halten. Eine schnelle Google-Suche wird eine Reihe von verschiedenen Anwendungen (einige kostenpflichtig und andere kostenlos) hervorbringen, die Sie verwenden können.
Entmutigen Sie nicht die Verwendung mobiler Geräte während Ihrer Veranstaltung. Stattdessen ermutigen Sie es. Früher wurden die Teilnehmer gebeten, ihr Telefon während einer Veranstaltung auszuschalten. Das jetzt zu tun, wäre fast eine Blasphemie. Finden Sie Möglichkeiten, die mobile Nutzung in Ihre Veranstaltung zu integrieren – und nicht abzuschalten.

Social Media integrieren

Nutzen Sie Social Media, insbesondere wie oft Menschen es auf ihren mobilen Geräten nutzen. Erstellen Sie Hashtags für die Veranstaltung; bewerben Sie die Veranstaltung vorher auf Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.; veröffentlichen Sie anschließend Fotos und Videos der Veranstaltung; ermutigen Sie die Personen, während der Veranstaltung Informationen zu teilen und zu veröffentlichen. Wie ein Blogger es ausdrückte:

Eine starke Online-Präsenz kann dazu beitragen, die Bekanntheit Ihrer Veranstaltung zu verbreiten, Teilnehmer anzuziehen, Vorfreude aufzubauen und die Veranstaltung zu dokumentieren und zu teilen, während sie sich entfaltet.

Es gibt keinen Mangel an Möglichkeiten, Social Media zu integrieren, aber Sie werden es auf eine Weise tun wollen, die den Menschen hilft, anstatt sie zu überfordern oder zu verwirren.

Eine virtuelle Erfahrung erstellen

Der durchschlagende Erfolg von Apps wie Pokemon Go hat das Interesse der Öffentlichkeit an Virtual and Augmented Reality (VR & AR) bewiesen. Es gibt eine große Chance für VR in Meetings und Events, und es hat das Potenzial, die Veranstaltungsbranche komplett zu überarbeiten und den Spaßfaktor für die Teilnehmer zu erhöhen.

Einige großartige Beispiele für VR auf Veranstaltungen sind virtuelle Produktdemonstrationen, Augmented-Reality-Scavenger-Jagden, vollständig immersive Standortbesichtigungen und sogar virtuelle Veranstaltungsteilnehmer! Der Himmel ist hier wirklich grenzenlos und Veranstaltungstechnik wie Oculus Rift und Samsung Gear VR Verleih bieten bereits unglaubliche Möglichkeiten.

Vereinfachte Lead-Erfassung

Möglicherweise kommen Hunderte (oder potenziell Tausende) von Menschen zu Ihrer Veranstaltung. Diese Leute sind wertvolle Hinweise, die man nicht verlieren will. (Und ja, für das Protokoll, wir plädieren nicht dafür, Menschen als bloße “Leads” zu behandeln – sie sind echte Menschen, nicht nur Einträge in einer Datenbank!) Also schütteln Sie bitte die Hände und lächeln Sie und führen Sie echte Gespräche mit ihnen. Aber aus rein marketingtechnischer Sicht ermöglichen Ihnen eine Reihe von Apps und Web-Technologien, die Informationen Ihrer Teilnehmer vor Ort einfach zu erfassen.

Sie können ihnen erlauben, mit ihrem mobilen Gerät einzuchecken, über ein iPad oder einen Touchscreen ihre Informationen einzugeben, ihre Namensschilder mit einer App zu scannen oder eine beliebige Anzahl von schnellen und einfachen Methoden. Es geht darum, das Erlebnis für die Anwesenden so schmerzfrei wie möglich zu gestalten.

Umfragen optimal nutzen

Die Technologie ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Teilnehmer in Echtzeit abzufragen und sofortiges Feedback zu erhalten. Du könntest dies in vielerlei Hinsicht nutzen:

Stellen Sie während einer Präsentation Fragen und erhalten Sie sofortige Ergebnisse. Dann teilen Sie diese Antworten mit dem Publikum.
Richten Sie eine Umfrage an Ihrem Stand auf einem Tablett oder Touchscreen ein und geben Sie die Ergebnisse bekannt, sobald die Teilnehmer antworten (oder vielleicht später in einer Folge-E-Mail, um ihr Interesse zu wahren).
Senden Sie Umfragen nach der Veranstaltung, um wichtiges Feedback zu erhalten, damit Sie Ihre nächste Veranstaltung noch besser machen können.

Verwenden Sie Licht, um die Stimmung einzustellen

Dies mag nicht so “technisch” erscheinen wie einige der anderen Ideen, aber Licht kann tatsächlich eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihrer Veranstaltung spielen. Die Beleuchtung kann Ihre Teilnehmer ansprechen und willkommen heißen, die Stimmung einstellen, ein Ambiente schaffen und Ihre Veranstaltung im Allgemeinen professioneller gestalten. Es bietet auch einen eleganteren Touch, ohne dass Sie ein Vermögen kosten. Je nach Art des Ereignisses können Sie die Farben und die Helligkeit an den Inhalt und die Gesamtumgebung anpassen.

Lernen Sie mit diesem Artikel, wie Sie einen Marketing Plan erstellen und umsetzen.

marketing plan

Alles, was Sie wissen müssen, um den perfekten Event-Marketingplan zu erstellen

Wenn ein Ereignis eintritt und niemand davon erfährt, ist es dann wirklich passiert?

Vielleicht ist das nicht die philosophische Frage des Jahrzehnts, aber es ist eine gute Frage für Content-Marketer. Ich würde eine Vermutung anstellen, dass, wenn nicht sehr viele Leute von dem Ereignis hörten, es nicht wirklich passiert ist.

Warum eine Veranstaltung durchführen?

Die Planung und Durchführung einer Veranstaltung ist eine Menge Arbeit, und es mag nicht sinnvoll erscheinen. Sie haben genug mit Ihrem Blog, Ihren sozialen Medien und all den verschiedenen Content-Marketing-Bemühungen, die helfen, Ihr Publikum aufzubauen.

Events sind jedoch eine der wenigen Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrem Publikum tatsächlich persönlich werden. Das bewirkt zwei Dinge:

  • Ihr Publikum sieht Sie als Person. Events sind eine gute Möglichkeit für Sie, sich auf menschliche Weise mit Ihren Lesern zu verbinden.
  • Ihr Publikum lernt andere wie sie kennen. Events können fast eine Belohnung für ein großes Publikum sein, das eine Veranstaltung oder einen Ort bietet, an dem sie andere mit den gleichen Interessen wie sie treffen können.

Warum ist es wichtig, dass die Leute euch als…. Menschen sehen?

Konversation und Engagement online ist eine Sache, aber wie jeder Politiker weiß, muss man raus und die Menschen treffen. Die persönliche Begegnung mit Menschen erhöht die Loyalität zu Ihnen, Ihrer Botschaft und Ihrer Marke.

Es entfernt diese unsichtbare Ebene, die es Menschen irgendwie ermöglicht, Dinge online zu sagen und zu tun, die sie nie persönlich tun würden. Und, obwohl ich sicher bin, dass dein Publikum nicht aus Trollen besteht, erlaubt es ihnen immer noch, dich leichter zu entlassen, als wenn sie dich im wirklichen Leben kennen würden.

Wenn die Forschung wahr ist und 90% der Art und Weise, wie wir kommunizieren, durch nonverbale Kommunikation wie Gesten und Stimmqualität erfolgt, ist ein persönliches Meeting mächtiger als jeder Blogbeitrag, den Sie jemals schreiben werden.

So stärkt ein Event die Bindungen zwischen den Mitgliedern Ihres Publikums, und es stärkt ihre Loyalität zu Ihnen.

4 Elemente eines einfachen Event-Marketingplans

Wir machen eine Planungs-App, also werden wir Ihnen natürlich sagen, dass das erste, was Sie tun müssen, ist eine ernsthafte Planung. Aber das ist nicht nur ein Vorurteil – Sie müssen Ihr Marketing für Ihre Veranstaltung genauso planen wie für Veranstaltungsort, Referenten und Catering.

Stellen Sie sich Ihre Veranstaltung so vor, als wäre sie der Kern eines Apfels. All das Zeug, das es umgibt, ist ziemlich wichtig für die Person, die es konsumiert. Ein Apfel mit nur einem Kern ist ein Event ohne Marketingplan.

Beginnen Sie, indem Sie allgemeine Fragen stellen

Beginnen wir mit ein paar Fragen, die Sie und Ihr Team stellen können, um die Ideen in Ihrem ersten Planungsgespräch umzusetzen.

Sie sollten das Planungs- und Marketingteam anwesend haben. Bestellen Sie die Antworten, die Sie sammeln, basierend auf den wichtigsten oder wahrscheinlichsten:

  • Was ist die Geschichte hinter Ihrer Veranstaltung?
  • Was ist das Thema hinter Ihrer Veranstaltung?
  • Warum veranstalten Sie die Veranstaltung?
  • Wen hoffst du, der kommen wird?
  • Was glaubst du, wer wirklich kommen wird?
  • Was ist der Wert dieses Ereignisses für diejenigen, die kommen werden?
  • Ist diese Veranstaltung für uns wichtiger als für unser Publikum?
  • Was hoffen Sie, was die Leute mitnehmen werden, wenn die Veranstaltung vorbei ist?
  • Wird diese Veranstaltung das Leben Ihrer Teilnehmer verbessern?
  • Woher wissen Sie, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg ist? Was ist die Messung?
  • Welcher ist der erstaunlichste Erfolg, der von diesem Ereignis ausgehen konnte?
  • Welches Budget gibt es für jedes Team, mit dem man arbeiten kann?

Es gibt einen subtilen Faden, der durch diese Fragen führt: Planen Sie eine Veranstaltung, weil Sie sie brauchen, oder weil Ihr Publikum sie braucht? Letzteres ist die beste Wahl, aber beides könnte Realität sein.

Es reicht nicht aus, die Planung mit der Idee zu beginnen, “wir werden ein paar Redner und einen guten Brunch haben” und es gut nennen. Du musst mit einem breiten Verständnis für das Ziel der Veranstaltung beginnen.

Es ist schwierig, ein fantastisches Event-Marketing rund um die Auswahl der Früchte am Buffet zu kreieren.

Bestätigen Sie Details und legen Sie ein Budget fest.

Das Budget. Für die meisten von uns ist es nie eine sexy Sache. Aber, nachdem Sie ein besseres Verständnis des Ereignisses erhalten haben, müssen Sie ein Budget erstellen, bevor Sie etwas anderes tun.

Die Veranstaltungsplaner haben (hoffentlich) hart daran gearbeitet, alles vom Veranstaltungsort über die Referenten bis hin zu Werbegeschenken zu organisieren. Du solltest jetzt eine Vorstellung davon haben:

  • Datum und/oder Uhrzeit
  • Ort
  • Lautsprecher
  • Veranstaltungsformat

Selbst wenn diese Art von Details nicht vollständig festgelegt sind, sollte das Marketing-Team genug haben, um mit ihrem Marketingplan zu beginnen. Und ein Marketingplan beginnt mit einem Budget.

Sie dürfen nicht ohne Budget vorgehen. Es ist verlockend, sich in die Aufregung darüber zu versetzen, welche Inhalte Sie erstellen werden, aber zuerst muss ein Budget vorhanden sein.

Sie müssen wissen, wie viel Ihr Marketing-Team ausgeben kann, bevor Sie Ihren Marketingansatz planen können.

Ohne ein Budget könnten Sie am Ende eine Menge Geld auf riesige Hochglanzbanner werfen und sehr wenig für andere Arten von Content-Marketing übrig lassen, die besser mit denen funktionieren könnten, die teilnehmen.

Erstellen Sie eine eigene Website und soziale Konten für Ihre Veranstaltung

Beginnen wir mit dem einen Inhalt, den Ihre Veranstaltung haben sollte, egal was passiert: eine eigene Website.

Ihre Veranstaltung (insbesondere eine, die eine wiederkehrende Veranstaltung ist) sollte eine eigene Webseite haben. Es ist besser, Leute zu einer Website zu schicken, die nur für das Ereignis bestimmt ist, als eine Seite, die an anderer Stelle auf Ihrer Website vergraben ist.

Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, sollten Sie zumindest eine Zielseite mit einem benutzerdefinierten Domainnamen in Betracht ziehen, der auf sie zeigt.
Zusammen mit einer speziellen Website, sollten Sie auch spezielle Sozialkonten haben.

Es ist zwar in Ordnung, wenn Ihre Marke Inhalte über das Ereignis twittert und veröffentlicht, aber Sie sollten auch separate Konten haben. Warum?

Ihr Publikum kann Sie mit Fragen leichter erreichen

Sie können Menschen mit dem Event Social Accounts folgen und diesen Teil Ihrer Öffentlichkeitsarbeit machen.
Ihre Tweets und Beiträge gehen nicht in anderen Markennachrichten in Newsfeeds und auf Ihren Profilseiten verloren.
Es ist einfacher, soziale Inhalte vor der Veranstaltung zu kuratieren, da sich die Inhalte alle in einem Konto befinden.
Es ist auch einfacher, den Erfolg Ihres Social Media Plans zu messen, da nur ereignisbezogene Inhalte vorhanden sind.
Sie erhalten das Doppelte an Aufmerksamkeit, einmal auf Ihrem Markenkonto und einmal auf Ihrem speziellen Konto.

Ihre Veranstaltung ist wichtig. Geben Sie ihm seine eigenen Web- und Social-Media-Eigenschaften. Es verdient so viel.

Planen Sie die 3 wichtigsten Angriffspunkte mit 2 Arten von Veranstaltungsinhalten

Ihr Marketingplan für Veranstaltungsinhalte hat drei Hauptangriffspunkte: Pre-Event, während der Veranstaltung und Post-Event. Der Inhalt, den Sie für jeden dieser Punkte erstellen, ist etwas anders.

Es gibt auch zwei Arten von Content-Marketing, die eine Veranstaltung umgeben: informativ und spannend.

Wie Sie Ihren Event-Marketingplan tatsächlich umsetzen können

Gerade bei Events leuchtet eine App wie CoSchedule richtig auf. Ein Großteil Ihres Content-Marketings für das Event wird aus Blog-Posts und Social Media bestehen, und das kann alles mit dieser Vogelperspektive erstellt und geplant werden, die Ihnen nur ein Kalender bieten kann.

Mit der Möglichkeit, Notizen in Ihrem Kalender zu erstellen, kann jede zusätzliche Inhaltsplanung auch direkt neben dem Blog und sozialen Inhalten erfolgen.

Der Rest dieses Beitrags erklärt Ihnen genau, wie Sie Ihren Event-Marketingplan mit CoSchedule umsetzen können, aber dieselben Ideen können auch auf andere Tools wie einen Papierkalender übertragen werden. Egal, ob Sie ein CoSchedule-Anwender sind oder nicht, mit diesen Tipps können Sie definitiv einiges lernen.

Planen Sie Ihre informativen Inhalte

Lassen Sie uns ein Beispiel dafür erstellen, wie es mit CoSchedule aussehen könnte, beginnend mit dem informativen Inhaltstyp:

  • Machen Sie einen Vermerk im Kalender für wichtige Termine: Veranstaltungstag, Anmeldebeginn, verschiedene Fristen, fällige Exit-Umfragen, etc.
  • Erstellen Sie Entwürfe von Blog-Posts, in denen die Referenten hervorgehoben werden, und platzieren Sie sie im Kalender bis zur endgültigen Registrierungsfrist.
  • Nutzen Sie Social Media für alle diese Blog-Posts und leiten Sie sie zu Ihren Event-Social-Accounts, die Sie mit CoSchedule verbunden haben, mit Ihrem üblichen Social Media-Plan.
  • Kreiren Sie zusätzliche eigenständige Social-Media-Posts, so dass mindestens jeden Tag informative Inhalte auf Ihren Social-Media-Konten veröffentlicht werden. Achten Sie darauf, dass Sie auch nach der Veranstaltung informative Inhalte enthalten!
  • Verwenden Sie die Farbcodierung und Filterung, um sicherzustellen, dass die informativen Inhalte gemäß Ihrem Plan eine konstante Präsenz aufweisen.

Planen Sie Ihre Buzz-Inhalte

Angenommen, Sie haben drei Buzz-Kampagnen:

  • Einer davon ist ein Hashtag.
  • Zum einen fotografieren sich die Leute selbst mit dem Veranstaltungs-T-Shirt, das Sie ihnen in verschiedenen Orten geschickt haben.
  • Die eine ist eine Reihe von Grafiken, die die Geschichte eines durchschnittlichen Teilnehmers vor, während und nach der Veranstaltung mit einer humorvollen Note erzählen.

Arbeiten Sie mit jeder Buzz-Kampagne separat und weisen Sie ihr eine andere Farbe im CoSchedule-Kalender zu. Wir verwenden die Grafikserie, die eine Geschichte erzählt.

  • Stellen Sie Ihren Kalender so ein, dass er Ihnen viele Wochen auf einmal anzeigt, und entfernen Sie alle anderen Inhalte mit Filterung.
  • Beginnen Sie mit dem letzten Beitrag zuerst und planen Sie soziale Nachrichten für die letzte Grafik am Tag nach dem Ereignis.
  • Planen Sie soziale Botschaften mit der Grafik am ersten Tag, an dem Sie die Kampagne starten wollen.
  • Planen Sie vorher ein paar soziale Botschaften ein, nur einen Text, der auf “Was macht ein durchschnittlicher Veranstaltungsteilnehmer durch?” hinweist.
  • Planen Sie die restlichen Grafiken der sozialen Botschaften nach Ihrem Plan. Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem CoSchedule-Kalender die gleichen Farben für diese Kampagne verwenden.
  • Wiederholen Sie dies für die restlichen beiden Kampagnen mit unterschiedlichen Farben.
  • Mit der Filterung nach Farben, Blog-Posts und bestimmten sozialen Konten können Sie nun sehen, wie Ihr Event Content Marketing aussieht.

Gibt es leere Stellen? Gibt es Tage mit zu viel? Passt es zu Ihrem idealen Veröffentlichungsplan?

Auch wenn Sie CoSchedule nicht einsetzen, ist ein redaktioneller Kalender ein Muss für Ihren Event-Marketingplan.

Ob Sie einen Papier-Redaktionskalender oder eine App wie CoSchedule verwenden, Event Content Marketing wird am besten genauso geplant wie Ihr anderes Content Marketing: auf einem redaktionellen Kalender, mit Blick auf Ihr Publikum.

Die nächsten Innovationen in der Veranstaltungsbranche haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

zukunft veranstaltungstechnik

Was kommt als nächstes für die Meetings & Veranstaltungstechnik?

Meeting- und Event-Teams von Unternehmen haben die Chance ihres Lebens. Es mag nicht so klingen, wenn die Ankündigungen der Hotelkommissionen des letzten Jahres in Kraft treten. Aber die Gelegenheit ist da.

Der Aufstieg von entfernten und verteilten Teams zwingt die C-Suite, die richtigen Lösungen für die Zukunft zu finden. “Grenzenlose” Büros haben nicht nur die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Talente rekrutieren und halten. Sondern auch die Art und Weise, wie sie die Vertriebspipeline umwandeln und eine Community aufbauen. Sowohl innerhalb des Büros als auch mit Kunden. Personal-, Marketing- und Vertriebsabteilungen sind mehr denn je entschlossen, Erfahrungen zu sammeln, die das Engagement der Mitarbeiter und Kunden sowie die langfristige Loyalität fördern. Diese Erfahrungen müssen sinnvolle, persönliche Interaktionen beinhalten, und mit verteilten Teams im Spiel erfordert die Strategie unbedingt Live-Events.

Siehst du, was wir hier machen? Jetzt ist es an der Zeit, dass sich Meeting- und Event-Teams als strategische Partner neu erfinden, die M&E-Dienstleistungen in allen Unternehmensbereichen anbieten können, die sich auf die Geschäftsziele auswirken und gleichzeitig Risiken und Ausgaben überwachen. M&E-Teams kommen mit traditionellen Meeting-Technologie-Stacks jedoch nicht an. Sie werden ihre Perspektive ändern müssen, was die Technologie tun soll und wer sie nutzen kann. Wenn sie das tun können, können sie auch in ein Reservoir neuer Budgets einsteigen und mehr Aufmerksamkeit auf ihren Wert lenken.

Strategischer Partner sein

Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit. Als Tech-Veteran war ich überrascht, wie viele Käufer gesagt haben: “Mich interessiert die Benutzerfreundlichkeit nicht, ich brauche nur die Daten.”. Diese Perspektive ist nicht auf die Technologietrends des Unternehmens (oder der Verbraucher) in den letzten zehn Jahren ausgerichtet. Die Realität ist, dass großartige Benutzererfahrungen die Akzeptanz der Mitarbeiter beschleunigen und leistungsfähigere Verhaltensdaten liefern. Diese helfen wiederum, das Programm der Zukunft zu entwickeln.

Die Datenübertragbarkeit ist entscheidend

Um langfristig erfolgreich zu sein, muss jedes Unternehmen seine Daten besitzen und sie in einem zentralen Speicher unterbringen, den es kontrolliert. Dies gibt dem Käufer die Flexibilität, “den besten Anbieter für den Job” auszuwählen, anstatt bei einem bestehenden Anbieter zu bleiben. Es gibt dem Käufer auch die Möglichkeit, direkt mit Technologieanbietern zu verhandeln, anstatt das Unternehmen aufgrund von Zwischenzuschlägen höheren Preisen auszusetzen.

Unterstützung, Support, Support, Support

Die Technologie ist großartig, aber es ist immer noch Support erforderlich. Meetings und Events sind komplexe Vorhaben. Bei der Beurteilung einer modernen Technologielösung ist darauf zu achten, dass die menschliche Unterstützung zur Verfügung steht, um den Herausforderungen zu begegnen, die sich auf der “letzten Meile” stellen.

Holen Sie sich die richtigen Metriken

Meetings und Event-Metriken sind nicht wie Corporate Travel-Metriken. Es geht nicht nur um Einsparungen. So messen Sie eine Kostenstelle. Meetings steigern Umsatz, Engagement und Shareholder Value. Die Einstellung von M&E gegenüber strategischen Kennzahlen wie Compliance oder “Return on Objective” ist der Weg, um ein Reservoir an neuen Budgets zu erschließen. Kennzahlen vom Typ Kostenstelle sind wichtig, aber sie erzählen nicht die ganze Geschichte über den strategischen Wert.

Beginne klein

Ein angemessener Scoping ist der beste Weg, um Veränderungen zu bewirken und neue Technologien einzuführen. Beginnen Sie mit kleinen Benutzergruppen, die sich in Ihrem Garten befinden. Bringen Sie die Dinge in Ordnung und erweitern Sie sie dann schrittweise, wobei die Annahme als Schlüsselgröße gilt. Erstellen Sie Integrationen und globale Pläne erst, nachdem der Kern in guter Verfassung ist.

Die Zukunft

Hier ist, was ich für Meetings und Veranstaltungstechnik sehe. Bereit? Los geht’s:

Lass die Unordnung verschwinden

Zweifellos ist Google die am weitesten verbreitete Software auf dem Planeten. Seine Schnittstelle? Eine einzige Suchleiste. Doch die meisten der heutigen Veranstaltungstechnik fordert die Mitarbeiter auf, ihre Veranstaltungsreisen mit einem 10-minütigen Antragsformular zu beginnen. Vergiss es. Während das Veranstaltungsteam immer komplexe Lösungen für seine Bedürfnisse benötigt, zeichnet sich ein signifikanter Wandel in der Frage ab, wer die Tools einsetzen wird. An einem dezentralen Arbeitsplatz müssen Administratoren und Ad-hoc-Meeting-Verantwortliche in der Personalabteilung, im Vertrieb oder im Marketing Events aufbauen, was einen völlig anderen Self-Service-Ansatz erfordert.

Es muss intelligent sein

Programme für strategische Meetings müssen einfacher zu implementieren und zu implementieren sein. Sie werden es mit künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernfähigkeiten tun, die automatisch Veranstaltungen nach Geschäftszielen gestalten und Pakete mit ausgehandelten Tarifen und Richtlinien, Teilnehmerpräferenzen und lokalen Marktnuancen personalisieren.

Analytik aufsteigend

: Die Zukunft der M&E-Technologie soll das Leben erleichtern und Datenerkenntnisse liefern. Persönliche Erfahrungen können ein “soziales Diagramm” des Arbeitsplatzes erstellen, um sicherzustellen, dass die Organisatoren die richtigen Personen in die richtigen Meetings einbeziehen und die Reise des Kunden oder Mitarbeiters verstehen. Die Rückkehr zu objektiven oder erfahrungsbasierten Analysen werden leicht neben der Ausgabenanalyse leben können, um dem Unternehmen ein umfassenderes Wertbild zu vermitteln.

Wenn wir den Wert von Meetings annehmen und auf eine Technologiezukunft drängen, die eine konsistente Meetingsstrategie in der gesamten Organisation ermöglicht, werden Teams schließlich für den von ihnen geschaffenen Shareholder Value anerkannt.

Welche Technologie für Sie eine Investition wert sein könnte, lesen Sie in diesem Artikel.

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Welche Event Technologie ist eine Investition wert?

Events sind ein enorm wichtiger Teil der Marketingstrategie für so viele Unternehmen. Es gibt eine Vielzahl von Eventtechnologien, die entwickelt wurden, um Ihre Events besser, ansprechender und effizienter zu gestalten. Es ist jedoch sehr wichtig sicherzustellen, dass alle von Ihnen eingesetzten Veranstaltungstechnologien einen positiven Return on Investment (ROI) für Ihr Unternehmen darstellen. Die Hauptfrage ist also: Lohnt sich die Investition in die Veranstaltungstechnik?

Event Insurance Services, ein Versicherungsanbieter, der Versicherungen für Ausstellungen, Messestände, Handwerksmessen, Konferenzen und mehr anbietet, hat kürzlich ein Whitepaper über Veranstaltungstechnik erstellt. Ihre Analyse zeigt, dass Veranstaltungstechnik einen messbaren Return on Investment bietet. In diesem Blog führen wir Sie durch verschiedene Möglichkeiten, wie die Veranstaltungstechnik Ihnen einen positiven ROI bringen kann.

Effizienzsteigerung

Der Einsatz von Veranstaltungstechnik kann Ihnen einen positiven ROI bringen. Und zwar indem Sie während der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen Zeit für administrative Aufgaben sparen. Die Eventmanagement-Software kann auch eingesetzt werden, um Ihre Veranstaltungen effizienter zu gestalten. Nämlich indem sie die Verschwendung Ihrer Veranstaltungen reduziert. Z.B. indem sie dazu beiträgt, eine Überbestellung von Waren zu verhindern, die an Veranstaltungsbesucher verkauft werden sollen. Wenn Sie Ihre Veranstaltungen mit Veranstaltungstechnik effizienter gestalten, haben Sie die Zeit, sich auf die Verbesserung anderer Aspekte Ihrer Veranstaltung zu konzentrieren. Dabei können Sie sogar Geld sparen, indem Sie Ihre Ausgaben effizienter planen.

Erhöhtes Engagement

Die Veranstaltungstechnik kann Ihnen auch einen positiven ROI bringen, indem sie dazu beiträgt, das Gesamterlebnis für die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung zu verbessern. Das hat den Effekt, das Engagement der Teilnehmer zu verbessern: eine der wichtigsten Kennzahlen zur Messung des Erfolgs einer Veranstaltung. Ein engagierterer Teilnehmer bedeutet auch eine höhere Chance, dass er für die nächste Veranstaltung zurückkommt. Oder sogar Waren oder Dienstleistungen kauft, die auf der Veranstaltung beworben werden.

Event Insurance Services führte eine Studie über die Auswirkungen der Veranstaltungstechnik auf die Gesamtzufriedenheit der Teilnehmer durch. Sie stellten die Frage: “Wenn Sie bei Ihren Veranstaltungen eine mobile Event-App verwendet haben, haben Sie dann festgestellt, dass sich die App positiv auf die Gesamtzufriedenheit ausgewirkt hat? 69% der Teilnehmer beantworteten diese Frage mit Ja. Nur 4% antworteten mit Nein. Wobei der Rest noch nie zuvor Eventapplikationen verwendet hat.

Erfolgsmessung mit Daten

Die Veranstaltungstechnik ist besonders nützlich, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu messen. Dies ist sehr wichtig, da es Ihnen ermöglicht, irgendeine Form von Daten und Analysen von Ihren Veranstaltungen zu sammeln. Was Ihnen wiederum ermöglicht, Ihre Veranstaltungen zu verbessern und zu optimieren, um noch besser zu werden; und eine bessere Veranstaltung bedeutet eine ansprechendere Veranstaltung. Kurz gesagt, mit Hilfe der Veranstaltungstechnik lässt sich der Erfolg Ihrer Veranstaltungen viel einfacher messen.

Die Erhöhung der Menge an verwertbaren Daten, die Sie aus all Ihren Veranstaltungen beziehen können, ist auch hervorragend geeignet, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Es kann schwierig sein, genau zu wissen, was verbessert werden muss. Aber bei Veranstaltungstechnologien wie RFID-Armbändern, die eine Benutzerregistrierung erfordern, erhalten Sie einige wertvolle Marketinginformationen. Darunter E-Mail-Adressen und Live-Eventberichte. So dass Sie Ihre Veranstaltungen leicht optimieren können, um sie für den Teilnehmer auf der Grundlage von echten Daten wertvoller zu machen.

Erhöhte Sponsoringmöglichkeiten

Veranstaltungstechnik ist auch eine gute Möglichkeit, mehr Sponsoring-Möglichkeiten zu gewinnen, indem sie Ihren Veranstaltungen einen einzigartigen Haken gibt, der Sponsoren anziehen kann. Sie können die Veranstaltungstechnik in Form eines Live-Podcast-Standes nutzen, um Sponsoren und andere Interessierte dazu einzuladen, an einem Podcast (oder ähnlichem) teilzunehmen oder daran mitzuwirken. Dies würde bedeuten, dass Sie etwas Einzigartiges zu bieten haben. Was wiederum eine Promotion lange nach der Veranstaltung ermöglicht, was es viel einfacher macht, Sponsoringmöglichkeiten zu gewinnen.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie der Einsatz verschiedener Veranstaltungstechnologien einen großen ROI bei Ihren Veranstaltungen darstellt. Von der Steigerung der Effizienz Ihrer Veranstaltungen bis hin zu deren Steigerung sind Veranstaltungstechnologien eine der besten Möglichkeiten, wie Sie Ihre Veranstaltungen von der Masse abheben können, und sie sind die Investition durchaus wert.

Über tolle Eventkonzepte können Sie hier etwas nachlesen.

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Veranstaltungstechnik – So entscheiden Sie sich für die Beste

Sie wollen das perfekte Event planen? Aber es scheint, dass es jeden Tag eine glänzende neue Veranstaltungstechnik gibt, das als “die nächstbeste Sache” angekündigt wird. Um Veranstaltungsdetails zu verwalten, die Produktivität zu steigern, Anmeldungen und Teilnahmeanträge zu sammeln, Teilnehmer zu verbinden und so weiter. Aber mit immer mehr Eventtechnik-Lösungen steigt die Angst vor der Wahl der Option. Suchen Sie eine All-in-One-Option? Oder schränken Sie die Must-Have-Tools ein, die Sie benötigen, und wählen Sie dann das beste Tool für jede Aufgabe? Und wenn Sie eine Entscheidung treffen, haben Sie manchmal das Gefühl, dass es wahrscheinlich eine bessere Lösung gibt. Wie entscheiden Sie also, wann der richtige Zeitpunkt für die Suche nach einer Veranstaltungstechniklösung ist? Wie kannst du all diese Ängste und Entscheidungslähmungen vermeiden? Und wie können Sie sicher sein, dass die von Ihnen gewählte Veranstaltungstechnik am besten zu Ihren Bedürfnissen passt?

Skizzieren Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung

Bevor Sie Ihre Reise planen können, müssen Sie zunächst Ihr endgültiges Ziel kennen. So ist es sowohl beim Reisen als auch bei der Ermittlung Ihres Veranstaltungstechnikbedarfs. Die Festlegung Ihrer Veranstaltungsziele zwingt Sie, die Ziele, die Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung erreichen möchten, zu erstellen und zu priorisieren. Darüber hinaus definiert diese Liste auch die Top-Line-Kriterien, die Sie verwenden werden, wenn Sie überlegen, welche Teile der Veranstaltungstechnik Sie suchen. “Diese Aktivität kann helfen, zu erkennen, ob ein Bedarf an Networking oder Bildung besteht. Oder ob es eine Einführung von etwas Neuem gibt”, sagt Sarah Sebastian, Inhaberin von Rose Gold Collective Event Design.

Untersuchen Sie Ihr Publikum und die Art der Erfahrung, die es erwartet

Viele Veranstaltungstechnologien helfen Veranstaltern und Mitarbeitern, alle Details hinter den Kulissen zu verfolgen. Während andere (wie Veranstaltungsregistrierungssoftware und Veranstaltungs-Apps) so konzipiert sind, dass sie das Erlebnis der Teilnehmer optimieren und verbessern. Und während Sie überlegen müssen, welche Technologien Ihnen helfen, die Ziele Ihrer Veranstaltung zu erreichen, müssen Sie auch überlegen, wie sie sich auf Ihre Zielgruppe auswirken. “Was erwartet Ihr Publikum im Hinblick auf sein gewünschtes Erlebnis bei Ihrer Veranstaltung?”, fragt Gary Weis, CEO des Event-Video-Innovators Sonic Foundry. “Sobald Sie Ihr Publikum und seine Erwartungen verstanden haben, können Sie mit der Bewertung der technologischen Merkmale und Lösungen beginnen, die den größten Nutzen bringen.”. Eine gute Möglichkeit, dies zu lernen, ist eine einfache Online-Umfrage. Diese können Sie an ehemalige Teilnehmer oder Ihre Marketingliste senden.

Verstehen Sie, wie technisch versiert Ihr Publikum ist

Ein kritischer Faktor bei der Bewertung Ihres Publikums ist es, richtig einzuschätzen, wie technisch versiert sie sind. Denn es gibt nichts Schlimmeres, als eine Menge Ludditen einer Virtual-Reality-Brille zu unterwerfen oder umgekehrt, eine Menge Millennials zu ertragen, einen Lautsprecher hinter einem Podium mit PowerPoint. “Die Menge zu kennen und die richtige Technologielösung darauf abzustimmen, ist immer wichtig für den Erfolg”, sagt Sarah Sebastian. “Zum Beispiel, wenn Ihre Zielgruppe High-Tech-Erwartungen hat, ist es wichtig, die Aufgaben zu erhöhen und neue Lösungen wie Virtual Reality oder künstliche Intelligenz einzubringen. Die Altersdemografie ist hier ein großes Thema”, ergänzt Karen Shackman, Präsidentin von Shackman Associates New York. “Wenn Ihre Teilnehmer hauptsächlich Millennials sind, werden sie während der gesamten Veranstaltung Technologie mit Funktionen wie Social Media Walls und Ladestationen benötigen.”

Basieren Sie Ihre Veranstaltungstechnik auf dem Bedarf, nicht auf Glocken und Pfeifen

Nur weil es viele coole Dinge gibt, die du kaufen und benutzen kannst, bedeutet das nicht, dass du alles implementieren solltest. “Sie sollten Veranstaltungstechnik nach Bedarf und nicht nach Verfügbarkeit beziehen”, sagt Jody-Ann Rowe, Inhaberin des Veranstaltungszertifikats. “Eine der ersten Fragen, die ich stelle, wenn ich mit einer neuen App, Software oder einem neuen Programm konfrontiert werde, ist, welchen Wert sie hat. Wenn Sie keinen klaren Grund dafür liefern können, wie Ihre Prozesse durch diese neue Technologie verbessert werden können, ist es wahrscheinlich eher ein Trendprodukt als eines, das für Sie unerlässlich ist.”

Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen und Probleme bei vergangenen Veranstaltungen

Häufig können Ihre größten Bedürfnisse darin bestehen, einen Mangel oder ein Problem zu beheben, das bei einer früheren Veranstaltung aufgetreten ist. “Ich frage mich immer, welches Problem oder welchen Prozess diese Lösung dazu beitragen wird, effizienter oder besser zu werden.”, sagt Cindy Lo, Inhaberin von Austins Red Velvet Events. An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie nach jedem Event immer eine “lessons learned”-Sitzung durchführen. Um Snafus oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Es kann auch Probleme geben, die Ihnen nicht bekannt waren. Daher ist es wichtig, Ihre Teilnehmer in einer Feedback-Umfrage nach der Veranstaltung zu befragen. Sobald Sie Ihre Erfahrungen und Feedbackdaten haben, können Sie sich leichter auf die eventuellen technischen Hilfsmittel konzentrieren, die Sie zur Lösung dieser früheren Probleme benötigen.

Berechnen Sie Ihr Budget und alle Kosten- und Zeiteinsparungen, die Sie mit der Veranstaltungstechnik erzielen können

Zuverlässige, voll ausgestattete Veranstaltungstechnik kostet in der Regel etwas. Daher sollten Sie von Anfang an berechnen, wie viel Sie für Ihre Tech-Ausgaben budgetieren möchten. Drei wichtige Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihres Budgets für Veranstaltungstechnik beachten sollten, sind:

  • Geld, dass die Technologie Ihnen in anderen Bereichen spart.
  • Zeit, die die Technologie freisetzt, damit Sie und Ihr Team sich auf andere Dinge konzentrieren können.
  • Wert, den die Technologie für Ihre Veranstaltung in den Augen der Teilnehmer hat.

Obwohl es schwierig sein kann, genaue Zahlen auf diese Artikel zu setzen, wird das Nachdenken darüber helfen, wie viel Return on Investment Sie für Ihre Veranstaltungstechnik erhalten könnten. Entweder in harten Dollar oder in einem verbesserten Teilnehmererlebnis. Und dies wiederum wird Ihnen helfen, Budgetparameter festzulegen, wie viel Sie sich für technische Lösungen leisten können.

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Veranstaltungstechnik Äpfel mit Äpfeln vergleichen

Nur sehr wenige Eventtechnik-Lösungen passen perfekt zu ihren Features und Angeboten. So dass es schwierig ist, Lösungen direkt beim Einkauf zu vergleichen. Sie möchten jedoch wirklich nicht, dass Technologieanbieter die Parameter Ihrer Suche festlegen. Stattdessen sollten Sie eine Tabellenkalkulation mit den Funktionen, Features und Tools erstellen, die Sie benötigen, um Ihre Hauptziele zu erreichen. Von dort aus können Sie jede Veranstaltungstechniklösung als neue Position hinzufügen und angeben, welche Ihrer Boxen jede Lösung auslöst und welche zusätzlichen Funktionen die Lösung bietet.

Überlegen Sie, welche Werkzeuge Ihre Zielgruppe/Community bereits verwendet

Für großartige Ideen über die besten Event Tech Tools, die Sie für Ihre Events implementieren können, müssen Sie vielleicht nicht über die Tools hinausschauen, die Ihre Zielgruppe bereits verwendet. “Ehrlich gesagt, bin ich immer an den Tools interessiert, die die Community bereits einsetzt.”, sagt Thursday Bram, Event Pro und Gründer von Urgency Inc. “Wenn Sie mit einem bestimmten Publikum arbeiten wollen, müssen Sie dessen Toolset kennenlernen. Sollten Sie beispielsweise einen Slack-Chat für Ihre Konferenz einrichten, wird dies nicht besser, wenn Sie versuchen, ein Publikum zu erreichen, das nicht bereits auf Chat oder IM angewiesen ist.” Dies ist eine weitere wichtige Frage, die Sie Ihrer Zielgruppe stellen sollten. Wenn Sie sie befragen, da es weniger Aufwand erfordern kann, ein technisches Werkzeug zu implementieren, an das sich Ihre Zielgruppe nicht anpassen muss, weil sie bereits damit vertraut ist.

Aktualisieren Sie die Technologie, die Sie bereits haben, bevor Sie eine neue Technologie kaufen

Die Anziehungskraft, in eine glänzende neue Anwendung mit verlockenden neuen Funktionen und sauberen Layouts einzutauchen, kann kaum widerstehen. Aber manchmal werden diese coolen neuen Tools den Wert dessen, was Sie zu erreichen versuchen, nicht erhöhen. Oder sogar Ihre bestehenden Herausforderungen angehen. “Ich wähle immer Upgrades statt Add-ons”, sagt Jody-Ann Rowe. “Es gibt viele erstaunliche Tools und Anwendungen auf dem Markt. Und es kann sich anfühlen, dass man sie alle haben muss, um erfolgreich zu sein. Infolgedessen können Event-Profis mehrere Technologien erhalten, die sich alle auf die Durchführung individueller Prozesse konzentrieren. Das ist besser als ein oder zwei umfassende Programme, die die meisten ihrer Anforderungen erfüllen. Anstatt also neue Programme und Anwendungen zu kaufen, wenn sie veröffentlicht werden, versuchen Sie, Ihre bestehenden Programme zu evaluieren, um zu sehen, ob ein Upgrade Ihr Problem lösen würde, anstatt ein zusätzliches Tool hinzuzufügen, das gewartet werden muss.”

Bestimmen Sie, wie flexibel Sie bereit sind zu sein

Unabhängig davon, für welche Veranstaltungstechnik Sie sich entscheiden, müssen Sie sich zwangsläufig ein wenig darauf einstellen. Die meisten Anwendungen und Hardware sind heutzutage so konzipiert, dass sie die Lernkurve minimieren und Sie schnell an Bord bringen. Allerdings müssen Sie und Ihr Team sich noch an die Benutzeroberfläche, die Funktionen, die Fähigkeiten, die Begrenzungen und die manchmal sehr anspruchsvollen Technologien gewöhnen. Keine Besonderheiten der von Ihnen gewählten Technologien. Im Großen und Ganzen werden Veranstaltungstechnologien in der Regel mit einer oder mehreren dieser Flexibilitätsstufen konzipiert:

  • Konfiguration – Ermöglicht es Ihnen, Einstellungen anzupassen und eigene visuelle Akzente und Marken zu setzen.
  • Anpassung – Ermöglicht es Ihnen, die Benutzeroberfläche weiter zu personalisieren und Datenfelder hinzuzufügen.
  • Kundenspezifische Entwicklung – Der Technologieanbieter nimmt Ihre Anregungen auf und entwickelt neue Codes/Features, damit die Anwendung Ihren ganz speziellen Anforderungen entspricht.

Mit jeder zunehmenden Flexibilität entstehen zusätzliche Kosten (Custom Development kostet mehr als Customization, die mehr kostet als Configuration). Eine andere Sache, die bei der Betrachtung der Veranstaltungstechnik zu berücksichtigen ist, ist also, wie flexibel man bereit ist zu sein, vs. wie flexibel muss die Technik sein.

Minimieren Sie die Anzahl der technischen Anbieter und/oder Anwendungen, die Sie verwenden

Wenn Sie die Anzahl der von Ihnen verwendeten technischen Tools und Anbieter erhöhen, steigt auch die Anzahl der Variablen, die Sie im Auge behalten müssen. Das wiederum kann die Fehlersuche und -behebung erschweren. “Sie sollten wirklich einen Anbieter oder Lieferanten finden, der die meisten Lösungen auf einer Plattform anbieten kann”, sagt Gary Weis. “Jedes Mal, wenn Sie eine Veranstaltung oder Konferenz veranstalten, spielen Sie grundsätzlich russisches Roulette. Denn zu einem bestimmten Zeitpunkt, während der Dauer Ihrer Veranstaltung oder Konferenz, kann etwas schief gehen. Wenn Sie mehr als 10 Lieferanten haben, müssen Sie mit allen Lieferanten zurückkehren, um herauszufinden, an welcher Stelle in der Ausführung etwas schief gelaufen ist. Die Fehlersuche ist so viel einfacher, wenn man nur einen einzigen Technologiepartner hat.”. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Event-Profis für All-in-One-Event-Softwareanwendungen. Oder für Anbieter, die eine ganze Reihe von Tools für die Veranstaltungstechnik auf einer Plattform anbieten können.

Berücksichtigen Sie Lösungen mit Komponenten zur Teilnehmerbindung und zum Marketing

Vielleicht überlegen Sie sich ein paar Eventtechnik-Anwendungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Aber eine hat zusätzliche Funktionen für andere Aspekte der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung. Wenn alle Must-Have-Funktionen und Preise gleich sind, können Sie sich auch für die Lösung entscheiden, die Ihnen diese zusätzlichen Funktionen bietet. Was die Extras betrifft, so ist jede Plattform oder jedes Tool, das Ihnen helfen kann, das Engagement der Teilnehmer zu verbessern oder Ihre Marketingleistung zu steigern, eine Überlegung wert. “Das Event der Zukunft nutzt Technologien, um das Engagement für das persönliche und entfernte Publikum vor, während und nach der Veranstaltung zu unterstützen”, sagt Gary Weis. “Und mehr denn je sind Veranstaltungsplaner gefordert, Content Marketing Strategien zu entwickeln. Solche, die ROI, Kennzahlen, Videoerfassung und mehr umfassen.”. Mit all diesen Anforderungen, die Sie vor sich haben, hilft es immer, zusätzliche Funktionen zu haben. Sie sollten diese Bemühungen für Sie rationalisieren und vereinfachen.

Wählen Sie Anbieter, die innovativ sind und Lösungen, die mit Ihnen wachsen können

Bei der Überprüfung von Anbietern von Veranstaltungstechnik müssen Sie sich unbedingt zwei Fragen stellen:

  • Wie oft aktualisieren Sie Ihre Technologie und entwickeln neue Funktionen?
  • Wird Ihre Lösung in der Lage sein, mich mit zunehmendem Bedarf anzupassen?

Wir in der Technologiebranche verbreiten Begriffe wie “skalierbar” und “erweiterbar” für diese Dinge. Aber das Wesentliche ist hier, dass der Wechsel von System zu System immer ein Problem in Bezug auf die Datenübertragbarkeit ist. Ebenso wie das Erlernen einer neuen Schnittstelle, also wollen Sie, dass die Lösung, die Sie wählen, in der Lage ist, auf absehbare Zeit mit Ihren Bedürfnissen Schritt zu halten. Achten Sie auch darauf, zu fragen, ob zukünftige Updates oder Upgrades gegen eine zusätzliche Gebühr durchgeführt werden.

Profitieren Sie von kostenlosen Tests

Es gibt keinen Ersatz, ein Event Tech Tool auszuprobieren, bevor Sie sich für den Kauf entscheiden. “Werbevideos können großartig sein, um Sie darüber zu informieren, welche Funktionen enthalten sind”, sagt Jody-Ann Rowe”. Aber die Benutzererfahrung ist der beste Test dafür, wie gut das Programm tatsächlich funktioniert. Testen Sie neue Veranstaltungstechnik immer vor dem Kauf, auch wenn die Kosten nicht erheblich sind. Versuchen Sie, die Technologie durch eine kostenlose Version zu testen, um zu sehen, wie das Programm funktioniert und ob die enthaltenen Funktionen für Ihre Veranstaltungen und Ihre Planung von Vorteil sind.”. Und wenn Sie sich entscheiden, für die Technologie zu bezahlen, ist es immer am besten, eine kurzfristige oder monatliche Option zu wählen, falls die Dinge nicht so laufen, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Schauen Sie sich private oder geschlossene Systeme an

Facebook, Twitter, Instagram und sogar Meetup und Yelp sind großartige No/Low-Cost-Tech-Tools für die Werbung für Ihre Veranstaltung. Aber diese sehr öffentlichen Plattformen haben auch eine Menge Ablenkungen. Und zudem sehr wenig Privatsphäre für Ihre Teilnehmer. Wenn Ihre Teilnehmer ein Premium-Erlebnis erwarten oder wenn Ihre Veranstaltung eine intimere virtuelle Umgebung erfordert, sollten Sie sich mit privaten oder geschlossenen Systemen oder Plattformen befassen. “Private Technologien können genutzt werden, um den Rauschpegel in sozialen Netzwerken zu reduzieren”, sagt Karen Shackman. “Meeting-Planer, die eine Veranstaltung durchführen, auf der sie nach konstruktivem Feedback suchen, sollten private Technologien in Betracht ziehen. Diese sollten ausgefeilte Tools beinhalten, die Moderatoren helfen, Schritt zu halten, Feedback wie Teilnehmerbefragungen zu verbessern und Tweets zu reduzieren, die nicht immer produktiv oder repräsentativ für das Denken der gesamten Gruppe zu einem Thema sind.”

Suchen Sie nach Veranstaltungstechnik-Lösungen, die sich in andere Plattformen integrieren lassen

Die meisten Eventtechnik-Tools machen es einfach, Ihre Daten einzugeben und hochzuladen. Aber normalerweise machen sie es nicht so einfach, Ihre Daten herauszubekommen. Dies ist ein Problem. Vor allem, weil nur sehr wenige von uns nur eine oder zwei Technologieplattformen nutzen und wir oft Informationen von einer oder mehreren dieser Plattformen auf andere verschieben (oder synchronisieren) müssen. Daher sollten Sie sich bei der Überprüfung von Event Tech Tools speziell erkundigen, ob sie irgendeine Art von Datenübertragbarkeit, Integration mit anderen Anwendungen oder APIs (Application Program Interface) bieten. Mit denen können Sie Daten von/zu anderen Technologieanbietern und Tools ziehen und übertragen.

Stellen Sie sicher, dass die Veranstaltungstechnik einfach zu bedienen ist

Die Technologie mit den meisten Funktionen oder der größten Kundenbasis ist möglicherweise nicht die beste Wahl. Wenn sie unhandlich ist oder keine angemessenen Selbsthilfe-Tools und Schulungen bietet. Diese Faktoren sind besonders wichtig, wenn Sie andere Teammitglieder, Auftragnehmer oder Teilnehmer haben werden, die die Technologie verwenden. Weil diese Personen möglicherweise nicht die Zeit oder den Wunsch haben, ein System auszuprobieren und herauszufinden, das nicht intuitiv ist oder schlechte Hilfessourcen hat. Selbst wenn Sie sich also in ein weniger intuitives System verlieben, werden es Ihre anderen Benutzer wahrscheinlich nicht tun.

Erwägen Sie Nischenlösungen um kleine Wirkungsgrade zu erreichen

Wir haben vorhin über die Vorteile von All-in-One-Lösungen gesprochen und Ihre Technologie aus einer Hand bezogen. Jedoch manchmal ist dieses gerade nicht praktisch, und bei solchen Gelegenheiten können Sie sehr spezielle, Nische technische Werkzeuge betrachten wünschen, die eine oder ein Paar benötigt. Beispiele für solche Tools könnten Technologien zur Verbesserung der Audio-/Videofähigkeiten vor Ort, Kommunikation mit Veranstaltungspersonal, Live-Web-Streaming usw. sein. Wenn Sie diese einmaligen Tools erforschen, stellen Sie einfach sicher, dass sie leicht in die anderen Tools, die Sie verwenden, integriert werden können.

Aufdecken von Nachteilen oder Ineffizienzen, die durch Veranstaltungstechnik entstehen können

Im Idealfall lösen die von Ihnen gewählten Veranstaltungstechnologien eine ganze Reihe von Herausforderungen und Problemen. Sie sollten jedoch auch darauf achten, welche neuen Themen sie für Sie schaffen könnten. So müssen Sie beispielsweise Ihre Computer oder Hardware aktualisieren, um den Verarbeitungsanforderungen der neuen Technologie gerecht zu werden. Ihre Teammitglieder zögern möglicherweise, sich an die neue Technologie anzupassen. Die Technologie lässt sich möglicherweise nicht optimal in Ihre Altsysteme integrieren. Oder es kann erforderlich sein, dass Sie oder Ihre Teammitglieder neue Fähigkeiten erwerben oder mehr Zeit für bestimmte Aufgaben aufwenden. Am Ende sollten die von Ihnen gewählten Veranstaltungstechnologien auf Ihre Ziele und Bedürfnisse im Eventmanagement abgestimmt sein,. Es ist am besten, sich Zeit zu nehmen und die richtigen Tools zu finden, um zu vermeiden, dass Sie diesen Prozess in naher Zukunft noch einmal wiederholen müssen.

Welche Veranstaltungstechnik ist eine Investition wert? Wir klären diese Frage für Sie!

Veranstaltungstechnik Event Planung Konzept

Fantastische Eventkonzepte, die Sie duplizieren möchten

Die Teilnehmer sehnen sich nach Erlebnissen, die sie von ihren Füßen fegen werden. Sie wollen beeindruckt sein.

Diese so genannte Erlebniswirtschaft treibt die Veranstaltungsplaner immer wieder an, neue Wege zu finden, um ihren Teilnehmern unvergessliche Momente zu ermöglichen.

Da wir den Wert einer großartigen Idee verstehen, haben wir diese Liste unserer 10 beliebtesten Eventkonzepte zusammengestellt, die uns in letzter Zeit inspiriert haben. Lassen Sie sich auch inspirieren und machen Sie Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis.

Geheime Ereignisse

Geheimnisse haben schon immer Menschen angezogen. Das ist es, was diese Veranstaltungen immer beliebter macht. Die geheimen Anweisungen und die einzigartigen, geheimen Orte verstärken die Neugierde der Menschen.

Um die Erwartungen zu erhöhen, wird der Veranstaltungsort in der Regel erst wenige Stunden vor Veranstaltungsbeginn bekannt gegeben.

Die verlorenen Vorträge

The Lost Lectures ist eine unterirdische Serie von bezaubernden Vorträgen, die in mysteriösen Verstecken gehalten werden. Dieses Konzept stellt den klassischen Vortragsstil der Präsentationen neu dar. Die Organisatoren verschieben die Grenzen, um für die Teilnehmer immersive Welten zu schaffen. Die hochkarätigen Referenten nehmen sie mit auf eine nachdenkliche Reise.

Zu den bisherigen geheimen Orten gehörten das historische StummfilmKino Delphi in Berlin oder ein verlassenes Theater in London.

Geheimes Kino

Secret Cinema hat in der Welt der immersiven Events an Popularität gewonnen. Dieses Konzept hat sich von geheimen Filmvorführungen in verlassenen Gebäuden zu großen partizipativen Produktionen entwickelt.

Stellen Sie sich vor, Sie können die Filmleinwand betreten und ein Teil der Geschichte sein. Sie können das Erlebnis sogar mitgestalten, indem Sie mit den Figuren auf dem Bildschirm interagieren. Um eine einzigartige Atmosphäre zu schaffen, passt der Veranstaltungsort immer zur Filmlandschaft.

Alles ist bis zum letzten Moment streng geheim. Wer sich anmeldet, erhält nur vage Vorankündigungen über den Film, die Kleiderordnung und einen Treffpunkt.

Stille Konferenzen

Hast du schon von stillen Diskotheken gehört, in denen Menschen mit drahtlosen Kopfhörern nach dem tanzen, was der DJ in ihren Ohren spielt?

Die Popularität dieser Veranstaltungen motivierte die Organisatoren der Konferenz, die drahtlose Kopfhörertechnologie in ihre Veranstaltungen zu integrieren. Der Grund ist einfach. Es löst einige der häufigsten Probleme:

Fehlender Ausbruchraum

Kabellose Kopfhörer-Systeme ermöglichen es den Teilnehmern in einem einzigen Raum, sich in kleinere Gruppen aufzuteilen. So können sie verschiedene Präsentationen ohne Unterbrechung anhören.
Nicht genügend Zeit
Mit einer überfüllten Agenda können Sie zusätzliche Referenten einrichten, die gleichzeitig Präsentationen und F&A-Sitzungen zu verschiedenen Themen halten können.
Störungen
In lauten Messehallen können Sie Ihre Inhalte direkt an Ihre Teilnehmer senden, ohne die Hauptbotschaft zu verlieren.
Niedrige Aktivierungsrate
Das Publikum kann wählen, wen es hören möchte. Dadurch werden die Inhalte relevanter und die Veranstaltung für die Teilnehmer ansprechender.

Mittags-Clubbing

Wie wäre es mit einem Tanzrave anstelle eines gewöhnlichen Mittagessens in einem lokalen Bistro?

Der Organisator von Lunch Beat Stockholm, Daniel Odelstad, erklärt, dass es bei dieser einstündigen Veranstaltung darum geht, so viel Tanz wie möglich zu tanzen.

Die Organisatoren des Lunch Beat, die die Geschichte des Fight Club übernehmen, betonen die Bedeutung der Teilnahme. Wenn es dein erstes Mal bei Lunch Beat ist, musst du tanzen.

Das Tanzen ist ein großartiges verbindendes Erlebnis für die Teilnehmer. Es ist kein Alkohol im Spiel, aber der Eintritt bringt Ihnen ein Sandwich.
Dedizierte Q&A-Tracks beim Startup Grind
Wer würde seine Frage nicht gerne von einem erfolgreichen CEO oder einem einflussreichen Vordenker beantworten hören? Allerdings lassen gefüllte Konferenzprogramme selten genug Zeit für Fragen und Antworten.

Um das Lernen der Delegierten bei einer kürzlichen Veranstaltung zu verbessern, hat Startup Grind eine separate Phase eingerichtet, die sich hauptsächlich auf Fragen und Antworten konzentriert.

Nach den Präsentationen der Referenten stellten die Delegierten ihre Fragen über Slido. Die Referenten beantworteten die Fragen dann in 30-minütigen interaktiven “Ask me anything”-Sitzungen.

Dadurch konnten die Referenten ihre Themen weiter vertiefen und die Teilnehmer erhielten die gesuchten Antworten.

Teilnehmergetriebener Freiraum

Gibt es einen besseren Weg, Ihre Veranstaltung wirkungsvoll zu gestalten, als den Teilnehmern die volle Macht zu geben, die Agenda zu Beginn mitzugestalten?

Wie BarCamp-Mitbegründer Ryan King es normalerweise ausdrückte: “Es gibt viel mehr Expertise im Publikum, als es auf der Bühne geben könnte”.

Fishbowl-Gespräche

Dies ist ein super ansprechendes Meeting-Konzept. Es eignet sich hervorragend für partizipative Veranstaltungen wie Unconferences und Open Space Technology.

Eine Diskussionsrunde zum Thema Fischglas kommt aus einem beliebten offenen Gesprächsformat. Die Gastredner belegen zwei bis drei Stühle. Ein Stuhl bleibt für die Zuschauer leer. Der Moderator führt in das Thema ein, und die Diskussionsteilnehmer beginnen, es zu diskutieren.

Jedes Mitglied des Publikums kann jederzeit den leeren Stuhl einnehmen und an der Fischschalenverkleidung teilnehmen. In diesem Fall muss ein bestehendes Mitglied der Fischschüssel freiwillig die Fischschüssel verlassen und den Stuhl freigeben.

Die Diskussion wird fortgesetzt, wobei die Teilnehmer das Panel häufig betreten und verlassen, bis die Zeit abgelaufen ist. Der Moderator fasst dann die Diskussion zusammen.

Abschließend

Neben dem Lernen und Networking geht es bei Veranstaltungen immer mehr darum, wirkungsvolle Erfahrungen zu machen.

Mit diesen innovativen Veranstaltungsformaten können Sie die Erwartungen Ihrer Teilnehmer übertreffen.

Für einsteiger in der Eventplanung empfehlen wir diesen Artikel.

veranstaltungstechnik

Veranstaltungstechnik – Ein Einsteigerhandbuch

Technologische Innovationen haben die Veranstaltungsplanung erleichtert, indem sie automatisierte und reibungslose Prozesse ermöglichen. Aber mit buchstäblich Hunderten von Optionen auf dem Markt für alle verschiedenen Aspekte einer Veranstaltung – von der Vorplanung über den Check-in, die Publikumsverlobung bis hin zur Auswertung nach der Veranstaltung – kann es schwierig sein, herauszufinden, welche Technologien Sie wirklich benötigen.

In diesem Beitrag werden wir die wesentlichen Veranstaltungstechnologien behandeln, die Sie benötigen, um Ihre Veranstaltungen effizienter und effektiver zu planen, zu hosten und auszuwerten.

Optimieren Sie Ihre Präventionsplanung

Die Planung einer Veranstaltung ist oft die zeitaufwändigste Phase. Die Suche und Buchung eines Veranstaltungsortes, die Organisation von Reisearrangements, Marketing und Promotion und natürlich die Registrierung sind nur einige der wichtigen Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Für diese Phase haben wir wichtige Tools zur Eventplanung vorgestellt, die den Planungsprozess vereinfachen und rationalisieren können und Ihnen wertvolle Zeit und Geld sparen:

Suche nach Ihrem Veranstaltungsort

Die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort ist unerlässlich. Es ist an der Zeit, Ihre Excel-Tabellen wegzuwerfen und mit der Verwendung von Software zu beginnen, die Ihnen helfen kann, Ausschreibungen zu erstellen und zu verteilen, Angebote einzuholen und Angebotsinformationen mit wichtigen Entscheidungsträgern zu teilen. Sie sparen Zeit bei der Logistik und beschleunigen die Entscheidungsfindung. Das Beste daran ist, dass du organisiert bleibst, damit nichts durch die Ritzen fällt.

Eventmarketing und Promotion

Je umfassender Ihr Marketinginstrument ist, desto einfacher ist es, es in andere Systeme zu integrieren, die Sie bereits einsetzen. Suchen Sie zunächst nach einem Tool, mit dem Sie individuelle und automatisierte E-Mails erstellen können. Dies erleichtert manuelle E-Mail-Promotions und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit auf dringendere Probleme (wie z.B. die Fahrtenregistrierung) zu konzentrieren.

Event-Budgetierung und Ausgabenverfolgung

Mit der richtigen Technologie können Sie ein vollständigeres und realistischeres Event-Budget erstellen, Gelder über Veranstaltungen hinweg verfolgen, variable Kosten berechnen und Eventausgaben bewerten. Berichts- und Dashboard-Funktionen erleichtern die Kostenverwaltung und den Informationsaustausch mit Entscheidungsträgern.

Online-Registrierung

Die Veranstaltungstechnik kann Ihnen auch helfen, den gesamten Ablauf der Veranstaltungsplanung zu personalisieren. Sie können eine Website zur Registrierung von Markenveranstaltungen erstellen, die entwickelt wurde, um zu ermitteln, wer Ihre Website besucht. Auf diese Weise können Sie den Registrierungsprozess je nach Teilnehmertyp ändern. Mit ausgefeilterer Software können Sie sogar dynamische Registrierungspfade und Preise nach vorgegebenen Kriterien erstellen.

Reise- und Unterkunftsbuchung

Durch die direkte Integration der Reise- und Unterkunftsbuchung in den Registrierungsprozess machen Sie die Registrierung für Ihre Teilnehmer schneller, einfacher und logischer. Außerdem wird die Zusammenarbeit mit Partnern aus der Reisebranche intensiviert.

Zahlungsabwicklung

Ein automatisiertes Zahlungssystem wird Ihr Leben so viel einfacher machen. Sie können Zahlungen in Echtzeit verfolgen, Rückerstattungen automatisieren und sogar internationale Währungen akzeptieren oder Werbepreise anbieten. Stellen Sie aus Sicherheitsgründen sicher, dass Ihre Zahlungsabwicklungstechnologie PCI Level 1-konform ist.

Bringen Sie Ihre Veranstaltung in Schwung

Sobald Ihre Veranstaltung beginnt, ist es Ihre wichtigste Aufgabe, Teilnehmer, Sponsoren und Aussteller aktiv zu halten. Ihre Gäste wollen spüren, dass sich ihre Investition in Zeit und Geld lohnt. Das bedeutet, während der gesamten Veranstaltung ein nahtloses Erlebnis zu bieten – von der Ankunft bis zum Aussteigen.

Sie benötigen eine Technologie, die Ihnen hilft, den Check-in-Prozess zu glätten, der es Ihnen auch ermöglicht, während der gesamten Veranstaltung mit den Teilnehmern zu kommunizieren. Sie können sie während der Keynotes aktiv halten und die Teilnehmer zu den richtigen Exponaten führen. Da Veranstaltungssponsoren und Aussteller sowohl Ihre Kunden als auch die Teilnehmer sind, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass sie das Gefühl haben, dass ihr Geld gut angelegt wurde.

Check-in-Technologie

Die Teilnehmer wollen nicht in langen Schlangen warten, um einzuchecken, sie wollen einsteigen, um die Veranstaltung zu genießen. Die Check-in-Software kann das Einchecken, den Druck von Badges und die digitale Erfassung von Teilnehmerinformationen erheblich beschleunigen. Erwägen Sie ein Upgrade auf mobile Apps oder Kioske, damit sich die Teilnehmer selbst anmelden können, was allen Beteiligten Zeit spart.
Mobile Apps – Sie können erwarten, dass jeder auf Ihrer Konferenz ein Handy an seiner Seite hat. Apps bieten den Teilnehmern interaktive Karten mit GPS- und Baken-Technologie, die sie durch Ausstellungen oder Sitzungen führen. Sie können Apps auch verwenden, um Social Media Feeds, Nachrichten- und Netzwerkmöglichkeiten für Teilnehmer, Umfragen und Umfragen oder Spielfunktionen zu erstellen.
Messe-Tracking – Verwenden Sie Technologie, um Lead-Zahlen, Besucherzahlen an den Ständen und den Verkehrsfluss in Echtzeit zu verfolgen.

Bewerten Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung

Es gibt viele verschiedene Komponenten, die eine Veranstaltung erfolgreich machen, wie z.B. das Engagement Ihrer Teilnehmer. Eine Ihrer Hauptprioritäten sollte es jedoch sein, den ROI der Veranstaltung den wichtigsten Entscheidungsträgern zu beweisen. Dazu benötigen Sie mehrere wichtige Datenpunkte, die Ihnen zur Verfügung stehen:

Anwesenheitsverfolgung und -berichterstattung – Diese Softwarefunktion kann es Ihnen ermöglichen, die Gesamtzahl der Anwesenheit sowie die Anwesenheit bei bestimmten Sitzungen zu verfolgen, wodurch Sie feststellen können, welche Referenten und Exponate am beliebtesten sind. Diese Informationen können Ihre nächste Veranstaltung informieren und den Follow-up- und Verkaufsprozess verbessern.
Integration mit einem CRM oder anderen internen Systemen – Wenn Sie das Beste aus Ihren Veranstaltungsdaten herausholen möchten, müssen Sie diese mit anderen Technologiesystemen wie Ihrer Customer Relationship Management (CRM)-Lösung, Ihrer Marketing-Automatisierungsplattform oder Ihrer Finanzsoftware integrieren. Auf diese Weise können Ihre Daten synchronisiert werden und bleiben auf dem neuesten Stand.
Erwägen Sie einen einheitlichen Technologieansatz.

Wir haben eine lange Liste von Veranstaltungstechnologien abgedeckt, die Ihre Veranstaltung mit weniger Stress, Ressourcen und Geld starten können. Der beste Weg, diese Technologien zu implementieren, ist jedoch eine umfassende Eventmanagementplattform.

Mit einer einzigen Event-Management-Plattform wird es für Sie und Ihr Team einfacher, die Technologie zu erlernen und zu nutzen. Wenn alle Daten an einem Ort gesammelt und gespeichert werden, erhalten Sie außerdem eine bessere Übersicht über das Ereignis und Ihre Prozesse. Schließlich ist es einfach, Daten an einem Ort zu haben, um Ihre Zahlen zu verstehen und Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.