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Veranstaltungstechnik – Ein Einsteigerhandbuch

Technologische Innovationen haben die Veranstaltungsplanung erleichtert, indem sie automatisierte und reibungslose Prozesse ermöglichen. Aber mit buchstäblich Hunderten von Optionen auf dem Markt für alle verschiedenen Aspekte einer Veranstaltung – von der Vorplanung über den Check-in, die Publikumsverlobung bis hin zur Auswertung nach der Veranstaltung – kann es schwierig sein, herauszufinden, welche Technologien Sie wirklich benötigen.

In diesem Beitrag werden wir die wesentlichen Veranstaltungstechnologien behandeln, die Sie benötigen, um Ihre Veranstaltungen effizienter und effektiver zu planen, zu hosten und auszuwerten.

Optimieren Sie Ihre Präventionsplanung

Die Planung einer Veranstaltung ist oft die zeitaufwändigste Phase. Die Suche und Buchung eines Veranstaltungsortes, die Organisation von Reisearrangements, Marketing und Promotion und natürlich die Registrierung sind nur einige der wichtigen Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Für diese Phase haben wir wichtige Tools zur Eventplanung vorgestellt, die den Planungsprozess vereinfachen und rationalisieren können und Ihnen wertvolle Zeit und Geld sparen:

Suche nach Ihrem Veranstaltungsort

Die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort ist unerlässlich. Es ist an der Zeit, Ihre Excel-Tabellen wegzuwerfen und mit der Verwendung von Software zu beginnen, die Ihnen helfen kann, Ausschreibungen zu erstellen und zu verteilen, Angebote einzuholen und Angebotsinformationen mit wichtigen Entscheidungsträgern zu teilen. Sie sparen Zeit bei der Logistik und beschleunigen die Entscheidungsfindung. Das Beste daran ist, dass du organisiert bleibst, damit nichts durch die Ritzen fällt.

Eventmarketing und Promotion

Je umfassender Ihr Marketinginstrument ist, desto einfacher ist es, es in andere Systeme zu integrieren, die Sie bereits einsetzen. Suchen Sie zunächst nach einem Tool, mit dem Sie individuelle und automatisierte E-Mails erstellen können. Dies erleichtert manuelle E-Mail-Promotions und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit auf dringendere Probleme (wie z.B. die Fahrtenregistrierung) zu konzentrieren.

Event-Budgetierung und Ausgabenverfolgung

Mit der richtigen Technologie können Sie ein vollständigeres und realistischeres Event-Budget erstellen, Gelder über Veranstaltungen hinweg verfolgen, variable Kosten berechnen und Eventausgaben bewerten. Berichts- und Dashboard-Funktionen erleichtern die Kostenverwaltung und den Informationsaustausch mit Entscheidungsträgern.

Online-Registrierung

Die Veranstaltungstechnik kann Ihnen auch helfen, den gesamten Ablauf der Veranstaltungsplanung zu personalisieren. Sie können eine Website zur Registrierung von Markenveranstaltungen erstellen, die entwickelt wurde, um zu ermitteln, wer Ihre Website besucht. Auf diese Weise können Sie den Registrierungsprozess je nach Teilnehmertyp ändern. Mit ausgefeilterer Software können Sie sogar dynamische Registrierungspfade und Preise nach vorgegebenen Kriterien erstellen.

Reise- und Unterkunftsbuchung

Durch die direkte Integration der Reise- und Unterkunftsbuchung in den Registrierungsprozess machen Sie die Registrierung für Ihre Teilnehmer schneller, einfacher und logischer. Außerdem wird die Zusammenarbeit mit Partnern aus der Reisebranche intensiviert.

Zahlungsabwicklung

Ein automatisiertes Zahlungssystem wird Ihr Leben so viel einfacher machen. Sie können Zahlungen in Echtzeit verfolgen, Rückerstattungen automatisieren und sogar internationale Währungen akzeptieren oder Werbepreise anbieten. Stellen Sie aus Sicherheitsgründen sicher, dass Ihre Zahlungsabwicklungstechnologie PCI Level 1-konform ist.

Bringen Sie Ihre Veranstaltung in Schwung

Sobald Ihre Veranstaltung beginnt, ist es Ihre wichtigste Aufgabe, Teilnehmer, Sponsoren und Aussteller aktiv zu halten. Ihre Gäste wollen spüren, dass sich ihre Investition in Zeit und Geld lohnt. Das bedeutet, während der gesamten Veranstaltung ein nahtloses Erlebnis zu bieten – von der Ankunft bis zum Aussteigen.

Sie benötigen eine Technologie, die Ihnen hilft, den Check-in-Prozess zu glätten, der es Ihnen auch ermöglicht, während der gesamten Veranstaltung mit den Teilnehmern zu kommunizieren. Sie können sie während der Keynotes aktiv halten und die Teilnehmer zu den richtigen Exponaten führen. Da Veranstaltungssponsoren und Aussteller sowohl Ihre Kunden als auch die Teilnehmer sind, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass sie das Gefühl haben, dass ihr Geld gut angelegt wurde.

Check-in-Technologie

Die Teilnehmer wollen nicht in langen Schlangen warten, um einzuchecken, sie wollen einsteigen, um die Veranstaltung zu genießen. Die Check-in-Software kann das Einchecken, den Druck von Badges und die digitale Erfassung von Teilnehmerinformationen erheblich beschleunigen. Erwägen Sie ein Upgrade auf mobile Apps oder Kioske, damit sich die Teilnehmer selbst anmelden können, was allen Beteiligten Zeit spart.
Mobile Apps – Sie können erwarten, dass jeder auf Ihrer Konferenz ein Handy an seiner Seite hat. Apps bieten den Teilnehmern interaktive Karten mit GPS- und Baken-Technologie, die sie durch Ausstellungen oder Sitzungen führen. Sie können Apps auch verwenden, um Social Media Feeds, Nachrichten- und Netzwerkmöglichkeiten für Teilnehmer, Umfragen und Umfragen oder Spielfunktionen zu erstellen.
Messe-Tracking – Verwenden Sie Technologie, um Lead-Zahlen, Besucherzahlen an den Ständen und den Verkehrsfluss in Echtzeit zu verfolgen.

Bewerten Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung

Es gibt viele verschiedene Komponenten, die eine Veranstaltung erfolgreich machen, wie z.B. das Engagement Ihrer Teilnehmer. Eine Ihrer Hauptprioritäten sollte es jedoch sein, den ROI der Veranstaltung den wichtigsten Entscheidungsträgern zu beweisen. Dazu benötigen Sie mehrere wichtige Datenpunkte, die Ihnen zur Verfügung stehen:

Anwesenheitsverfolgung und -berichterstattung – Diese Softwarefunktion kann es Ihnen ermöglichen, die Gesamtzahl der Anwesenheit sowie die Anwesenheit bei bestimmten Sitzungen zu verfolgen, wodurch Sie feststellen können, welche Referenten und Exponate am beliebtesten sind. Diese Informationen können Ihre nächste Veranstaltung informieren und den Follow-up- und Verkaufsprozess verbessern.
Integration mit einem CRM oder anderen internen Systemen – Wenn Sie das Beste aus Ihren Veranstaltungsdaten herausholen möchten, müssen Sie diese mit anderen Technologiesystemen wie Ihrer Customer Relationship Management (CRM)-Lösung, Ihrer Marketing-Automatisierungsplattform oder Ihrer Finanzsoftware integrieren. Auf diese Weise können Ihre Daten synchronisiert werden und bleiben auf dem neuesten Stand.
Erwägen Sie einen einheitlichen Technologieansatz.

Wir haben eine lange Liste von Veranstaltungstechnologien abgedeckt, die Ihre Veranstaltung mit weniger Stress, Ressourcen und Geld starten können. Der beste Weg, diese Technologien zu implementieren, ist jedoch eine umfassende Eventmanagementplattform.

Mit einer einzigen Event-Management-Plattform wird es für Sie und Ihr Team einfacher, die Technologie zu erlernen und zu nutzen. Wenn alle Daten an einem Ort gesammelt und gespeichert werden, erhalten Sie außerdem eine bessere Übersicht über das Ereignis und Ihre Prozesse. Schließlich ist es einfach, Daten an einem Ort zu haben, um Ihre Zahlen zu verstehen und Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.